中小企业员工手册编制四步法.docVIP

中小企业员工手册编制四步法 “员工手册 ”，简单地说就是能够让员工快速了解公司并能规范 员工日常行为的小册子，它有两项基本功能：一是使刚进入公司的 “准员工 ”能够快速了解公司的历史、文化、运作模式、员工管理政 策、日常行为规范等，快速成长为公司的 “合格员工 ”；二是规范员 工的日常行为，强化行业或公司的特殊要求，提升公司整体的运作 效率。 对于中小企业来说，如果能够有效地发挥 “员工手册 ”的功效， 一方面可以缩减培训成本与员工管理成本，另一方面还可以促使员 工降低工作失误率与事故率，从而提高员工的工作效率与效果。 “员 工手册 ”的编制往往需要以明晰的企业文化和规范的人力资源管理体 系为基础，而目前我国大部分中小企业的企业文化还处在混沌状态， 人力资源管理体系也还不够规范，在这种状况下，中小企业该如何 编制既适合自身又不失操作性的 “员工手册 ”呢? 笔者根据多年的咨询 实践经验，针对性地提出了编制员工手册的 “四步法 ”。 第一步：定框架 “定框架”，即确定 “员工手册”内容的基本框架。一般来说，一 套完整的员工手册其基本框架应该包括五个部分：第一部分是 “写在 前面的话 ”，第二部分是 “公司概述 ”，第三部分是 “行为规范 ”和 “特 殊的职业要求 ”，第四部分是 “员工管理制度 ”，第五部分是 “附则 ”。 对中小企业来说，同样可以直接将这个基本架构作为员工手册的主 要内容，然后，在这一主框架的基础上，确定相应的次级框架。 用好 “写在前面的话 ” 这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发，其主要 目的是 “欢迎员工并激发员工学习手册的热情 ”，因而，其次级框架 通常包括以下几个方面： (1) 欢迎词； (2) 员工可通过员工手册获得什 幺； (3)祝语与希望： (4)签名。最近两年，中小企业在编制员工手册 的时候，虽然在结构上都会包含这一部分，但在次级框架确定时却 经常出现偏差，往往把 “总则 ”作为次级框架的一个项目。例如，一 家有员工 800 多人的不锈钢架制造企业，其 “写在前面的话 ”的次级 框架的项目在包括 “欢迎词 ”之外，还包含有 “本手册的编写目的，本 手册的指导思想、适应范围以及希望员工遵守手册 ”等项目。以这样 “写在前面的话 ”开篇的员工手册从形式上说不伦不类，从效果上说 会使员工产生反感，影响其对员工手册的学习效果和进一步的内化、 执行。因此，建议中小企业在编写员工手册时，严格按照 “欢迎词、 学习员工手册的收获、祝语与希望及签名 ”的次级框架进行编写。 灵活运用 “公司概述 ” “公司概述 ”部分的目的就是让员工快速了解公司、快速融入公 司。这部分的次级框架通常包括以下几个方面， (1) 公司的价值观： (2) 公司的战略目标； (3)公司业务概况介绍； (4) 公司的组织架构； (5) 公司的发展历史； (6) 公司的企业文化等项目。 大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容，然而，许多中 小企业却往往忽视这一部分。笔者诊断过的中小企业中有近 60 ％的 员工手册没有这部分内容，导致这一现象出现的根本原因是许多中 小企业根本就没有明确的价值观、发展目标等，也没有意识到这部 分内容对新进员工了解公司、融入公司所起的作用，以及这部分内 容对于树立公司形象的重要意义。因此，建议中小企业务必将 “公司 概述 ”作为员工手册主框架的一项重要内容，但在确定这个主项目的 次级框架时，可以根据企业的实际情况灵活处理，如果公司目前尚 没有明确的价值观或发展战略目标，也没有提炼出明确的企业文化， 那幺暂时可以将 “公司业务介绍、发展历史及组织架构等 ”作为 “公司 概述 ”的次级框架，同时，要着手明确公司的价值观、战略目标等， 适时地提炼出自己的企业文化。 明确 “行为规范 ”和“特殊的职业要求 ” 通过对行为规范或特殊的职业要求的学习和理解，可以提升公 司员工整体的职业素养，进而提升员工的工作效率与业绩。这部分 的次级框架通常包括以下内容： (1) 公司日常行为规范； (2) 公司日常 工作中的行为规范； (3) 对外业务交往中的行为规范； (4) 行业特殊职 业要求 (例如食品行业对卫生行为的要求等 )。目前，部分行业的中小 企业比较重视这部分内容，例如酒店行业、连锁专卖行业、保险行 业等，但许多制造企业对这部分却重视不足。因此，建议中小企业 在编制员工手册时，不要考虑自身属于什幺样的行业、不管目前具 备不具备相关的制度，都要将这部分作为员工手册主框架的一项主 要项目，目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人员进行编制， 因为，缺少这部分的员工手册对员工行为的引导作用将大大减弱。 重点制定 “员工管理制度 不容忽视的附则” 这部分比较简单，主要是对一些未尽条款的补充说明，包括本 手册的有效性、