业主接待制度.doc

业主接待制度 为了更好地听取业主和使用人对物业管理和业主委员会日常工作的意见和建议，接受业主和使用人的咨询、投诉和监督，根据相关物业管理法律、法规，及本小区相关规则、规约的规定，特制订本业主接待制度。? 一、业主委员会接待，采取值班定时接待、业主信箱、电话接待、电子邮件或特别约见等方式。必要时，也可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主、使用人可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业主委员会提出意见、建议或者投诉。 二、每周设置? ???次定时现场接待，接待时间为每周? ?、? ?时??分 ?至 ????时??分，接待地点为：??????????。业主信箱设置在：???????????。电子邮箱为：??????????。联系电话为：????????????。? 三、接待人对来电、来访者必须热情、耐心、诚恳、认真听取来电、来访者的诉求。业主委员会应该安排专人负责每周在规定日期周 ??、周 ??至少两次打开业主信箱和电子邮箱，查看业主、使用人来信。对上述来访、来信或来电，除可以当面答复的以外，需要商议的答复一般在2周内予以答复；需要业主委员会表决的答复，应在最近一次表决通过后3天内答复。对于问题较多，反映比较普遍的集中性问题可以统一公开答复，答复意见张贴在公告栏中，或相关门牌幢楼梯出入口。接待人应做好来电、来信、来访者提出的意见、建议及投诉等的记录以及答复记录，答复完毕后应在接待簿上进行结案登记。对于书面来信来访，答复也应尽量采用书面答复形式。 四、业主委员会回复或处理业主意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《管理规约》、《专项维修资金管理规约》为依据。 五、业主委员会应及时针对业主、使用人意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理： （1）涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业主委员会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督； （2）涉及其他业主、使用人违反管理规约的问题，依照管理规约的规定进行处理； （3）涉及业主共同利益的重大事项，经业主委员会研究决定后，召开业主大会表决决定； （4）涉及业主委员会会自身存在的问题，由业主委员会研究改进解决方案并予以公示； （5）不属于业主大会、业主委员会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。