XXXXXX担保公司日常费用、差旅费报销管理规定（试行）.doc

XXXXXX担保公司日常费用、差旅费报销管理规定（试行） XXXXXX担保公司日常费用、差旅费报销管理规定(试行) 费用控制管理办法 为帮助员工树立成本意识，合理控制各项费用支出，避免浪费，特制定本办法。 使馆认证 需要办理认证和公证前，填写商会使馆认证及公证审批单，经洲区经理审核、总经理审批后由综合管理处办理。 因特殊情况无法事前完成书面审批的，需通过电话等方式获得口头审批，并于事后补办相关手续。 二、邮递 私人邮递应注明，并将相应费用交综合管理处，由综合管理处代 为结算。 标书类、提单类资料可选快递，样本、样品等应尽量使用平邮; 国际邮递须事前审批(附表1:国际邮递申请单): 1000元以内，州区负责人签; 邮费超过人民币1000元的，需经总经理审批 因特殊情况无法事前完成书面审批的，需通过电话等方式获得口头审批，并于事后补办相关手续。 超出限重的快件需由综合管理处和寄件人一同称重，并在快递审批单上填写重量，核算出费用(附件:国际邮递价格表)。 三、机票 因公出差机票由综合管理处统一预订，私自订票，财务不予报销。 因公出差应尽量提前安排好日程(国际机票原则上提前两周;国内一般提前一周)，以便综合管理处预订最经济的机票。 订票前办理好审批手续: 填写好出差审批单(附表2)经总经理审批，注明交通方式，无出差审批单，综合管理处不予订票; 因特殊情况无法事前完成书面审批的，需通过电话等方式获得口头审批，并于事后补办相关手续。 项目经理或客户需要预订机票，综合管理处可代为办理，但费用需由项目经理或客户支付。需我方代垫费用须由洲区经理事前审批。 四、市内交通 事先办理好审批手续: 因公需要用车前，必须在协同网用车审批栏。 填写用车类型、用车时间、用车理由和行车路线，经部、处负责人审批后， 由综合管理处安排车辆。 因特殊情况无法事前完成书面审批的，需通过电话等方式获得口头审批，并于事后补办相关手续。 未履行审批手续私自用车将不予确认。 做好相应记录: )填写公里数、基本费用、用车当天，由司机在《公务用车记录表》(附表3 停车费和路桥费(如有发生)，业务员亲笔填写审批单号(协同网自动生成)、行车路线，并签字确认(注明签字日期)。 驾驶员代为填写和事后补填(抽查时未填写，结算前补填写)将不予确认。 用车费用按月结算，《公务用车记录表》经部、处负责人确认，综 管处和财务处审核，领导审批后作为结算凭证。 五、礼品 客户初次来访可送礼品留念，老客户多次来访一般不送礼品。 物品请领单上须注明礼品送出的对象名单，经洲区经理审批后到综合管理处领取。 六、业务招待费 事先办理好审批手续: 填写申请表经总经理审批(附表4:业务招待申请单)。 因特殊情况无法获得书面审批的，需通过电话等方式获得口头审批，并事后补办手续。 接待客户一般不得使用名烟名酒招待，招待费用需控制在人均120元以内。 七、用电 严格按照空调使用管理办法执行，合理控制空调用电。 各员工离开办公室前关闭好电脑及不需使用的公用设施(电灯、复印机、饮 水机等)电源。 最后离开办公室的人员须关闭公用设施电源。 八、用纸 不在公司打印私人文件。 没有必要打印的文件用邮件、AM等无纸化办公手段传送。 时间允许的情况下应采用双面打印。 定期将不再使用、无保密要求的单面打印过的文件整理好，放到打印机旁作 再生纸利用。 九、办公用品 参照QG/ZD0504-2009《办公用品管理》执行。 附表1: 商会使馆认证及公证审批单 申请人 日期 认证类型 认证目的 预计费用 洲区经理审核 总经理审批 附表2: 国际邮递申请单 申请人 申请日期 邮递物品 目的地 邮递方式 ?国际快递 ?国际平邮 邮递事由 邮递费用 处(洲区)负责人审批 总经理审批 (邮费超过1000元) 附表3: 出差审批单 年 月 日 出差人姓名 职务 工作部门 电话 按照 通知，因 需赴 等地，出差日程、路程安 排如下: 日程安排 路程安排 活动内容 交通工具安排 预支费用 月 日 起地 到达地 审批意见 说明:凭批准内容预支、报销差旅费 附表4: 正泰电气国际业务部公务用车记录表 月 日 审批单号 用车类型 行车路线 使用人 公里数 汽车费用 确认人 基本费用 停车费 路桥费 合计 人 使用 负责人 合 计: 审批 审核 经办人 备注:13>.用车类型请注明是轿车或商务车; 2.单笔汽车费用无需 填列此表。 附表5: 正泰电气股份有限公司 物 品 请 领 单 年 月 日 物品编码 领料部门 电话 部门编号 物