excel在excel中的实用技巧.docxVIP

excel在excel中的实用技巧 excel软件是我们最常用的办公软件之一。除了掌握软件的一般使用技能外，相应的知识和技能的掌握可以为我们的学习和工作带来更高的效率。我从事这个软件教学多年, 在实际工作中摸索和掌握了一些实用技巧, 现总结如下: 一、 在excel中快速输入具有相同特征的数据 我们经常会输入一些相同特征数据, 比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等, 都是前面几位相同, 只是后面的数字不一样。 1、 选择要输入共同特征数据的块属性区域，并单击右侧标记 键, 在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令, 打开“单元格格式”对话框 2、 选择“数字”选项卡，在“排序”下选择“自定义”按钮，并在“类型”下的文本框中输入2523030000注意 后面有几位不同的数据就补几个0) , 单击[确定]按钮即可。 3、 单元格中只有几个数字。例如，如果输入“2523039”，则该系统将自动添加“252303”数据 也可以先输入数字, 再选中单元格区域设定数据格式, 可以得到相同的效果。 二、 额以“红”显示,“白色”显示,“黑色”显示 在工资表中, 如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示, 大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示, 低于1000元的工资总额以“棕色”显示, 其它以“黑色”显示, 我们可以这样设置。 1、 “2000” 单击第二个方框右侧的下拉按钮, 选中“大于或等于”选项, 在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮, 打开“单元格格式”对话框, 将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2、 按“添加”按钮，并按照上述操作调整其他条件大于1500，将字体设置为“蓝色” 小于1000, 字体设置为“棕色”) 。 3、 配置完成后，按下“调整”按钮 三、 系统自动设置3位计数 执行“工具→选项”命令, 打开“选项”对话框, 切换到“编辑”标签下, 选中“自动设置小数点”选项, 然后在“位数”右侧的方框中输入数字“3”, 确定返回, 再输入数字, 系统自动设置3位小数。 注意: (1) 此时, 输入的数字要包含“3”位小数, 如果没有小数也要用“0”补齐。例如, 要输入“20、12.36、1.468”时, 请输入“20000、12360、1468”。 (2) 如果把“位数”设置为负数 (如“-2”) , 则将输入的数字扩大“100倍”, 例如, 输入“123、12.45、2.568”, 确认后显示为“12300、1245、256.8”。 四、 弹出“电话合并”后的具体作用 首先我们确定好主文档 (工资条表格) 和数据源 (Excel或Access格式的记录表) , 然后通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。 点击“工具→信函与邮件→邮件合并”, 然后在屏幕右侧进入“邮件合并”向导。 第一步:选择文档类型。选择“信函”。 第二步:选择开始文档。选择默认的“使用当前文档”。 第三步:选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮, 通过“选择数据源”对话框, 定位格式数据源的存放位置, 选中并打开。接着弹出“邮件合并收件人”对话框, 在这里可以指定参与邮件合并的记录, 选择默认的“全部”, 确定返回Word编辑窗口。 第四步:撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内, 单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮, 打开“插入合并域”对话框, 选中“域”下方列表框中的“序号”字段, 并单击“插入”按钮, 即可把“序号”字段合并到主文档中。然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。 第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果, 还可以调整“姓名”表格的宽度, 让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域, 单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”, 让这些列具有相同的宽度, 使工资条更美观。如果这样直接进入打印操作, 一页纸只能打印一个工资条, 所以选中整个工资条表格, 复制, 粘贴到原表格下方空一行后的地方, 把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处, 单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮, 在弹出的菜单中选择“下一记录”命令, 以此类推, 就可以在一页纸上多排几个工资表, 充分利用资源了。 最后进入第六步:完成合并。然后把工资条打印出来, 就制作完成了 五、 把不同填充柄扩大到整体 先选定要着色的单元格B2:G2。然后在“绘图”或者“格式”工具栏中找到“填充颜色”按钮, 选好颜色后进行填充。 B2:G2单元格着色后, 再选定B2:G3单元格, 鼠标指向选定区域右下角的填充柄, 然后向下拖动鼠标即可得到隔行着色的效果。 对于两行或是多行交错着色, 参照以上方法同样可以实现。先将前几行