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word短信合并功能在编制检验中的应用 随着办公室自动化的普及，word和excel被广泛使用。在很多时候需要制作准考证、工资条、成绩单、各种各样的调查表、套用信函等,这些资料的格式都相同,只是具体的数据有所变化。而这些数据往往存放在Excel文件中,这时可以使用Word中的“邮件合并“功能与Excel交换数据,从而减少不必要的重复工作,提高办公效率。 一、 “电话合并”的含义 “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。 显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作准考证、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。 二、 需要大量的批量制作的文本处理 可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如对于需要批量处理的成绩单、准考证等文档,它们通常都具备两个规律: 一是需要制作的数量比较大; 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容。 三、 “电子邮件集成”的基本过程 1. 考试内容方面 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如准考证上的标题、考试注意事项等不变的内容等。 启动Word XP,设计主文档样式,输入主文档上的固定文本(如准考证标题,注意事项等),并设计好字体、字号等格式,并取名(如“准考证.doc)保存。 2. 及时增设电话合并向导 数据源即前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着如准考证号、姓名、考试时间等相关的字段和记录内容。 在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量准考证,多数情况下,考生信息早已在学生报名时做成了Excel表格,其中含有制作准考证需要的“姓名”、“准考证号”、“考试时间”、“考试地点”等字段。在这种情况下,直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。 在继续进行邮件合并向导之前,请确保Exce工作表的很好地构造实现此目的。请注意对数据表以下要求: 第一行应该包含字段名称的每一列中———例如对于标题、称呼、名字、中间名、姓、地址1和地址2;每个字段的名称应是唯一的;每行应提供有关特定项的信息。例如对于一个邮件列表中的每一行可能包含特定的收件人的信息;表应包含没有空白的行。 3. 记录行数的生成 主文档和数据源准备好之后,将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中。表格中的记录行数决定着主文件生成的份数。合并操作过程利用“邮件合并向导”进行即可。 4. 目标标签的构成 数据源中的每一行数据都会生成一个单独的准考证、邮件标签、成绩单或其他。为便于以后审阅或打印可以将合并文档汇集到一个新文档中,也可将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真机号码。 四、 软件设计阶段,提出方式 1.建立主文档。启动Word XP,设计准考证样式,输入准考证上的固定文本(如准考证标题,注意事项等),并设计好字体、字号等格式,并取名(如“准考证.doc)保存; 2.准备数据源。制作学生报考信息的Excel表格,检查表格是否满足前面文档对数据源所提出的要求。检查完成后取名(如“报考学生信息.xls)保存文档并关闭。 3.在主文档“准考证.doc页面的“工具”菜单下单击“信函与邮件”菜单,在展开的菜单中选择“邮件合并”。 4.选择文档类型。可以选择“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型,根据需要在这里选择“信函”。 5.选择开始文档。因为已经做好了主文档并在主文档进行邮件合并,所以此处选择“使用当前文档”,当然也可以根据情况选择“从模板开始”、“从现有文档开始”。 6.选择收件人。此处的“收件人”就是要制作准考证的学生信息,选择“使用现有列表”。单击“浏览”,选择准考证信息所在的Excel表:“报考学生信息.xls,单击“确定”。 7.撰写信函。将光标移动至主文档中需要输入“准考证号”的位置选择“其他项目”,在弹出的“插入合并区域”对话框中选择“准考证号”选项。 8.重复上述操作,依次插入“姓名”、“考试时间”、“考试地点”等。 9.预览信函,完成合并。此时仅仅能看到一个学生的准考证信息,想要合并完成全部数据源的信息,需要执行“编辑个人信函”,在“合并到新文档”选择全部即把当前数据源中的信息全部合并完成。当然也可以根据需要选择合并范围。 10.准考证的打印。在使用Word邮件合并制作准考证完成后,往往同时需要打印准考证。而这时发现每张准考证都占用了一整页纸,造成了纸张的浪费。此时可以将数据