PIC-CX-06-2021认证机构记录管理程序.doc

PIC-CX-001 PIC财务管理制度（VB.4） 第 PAGE 2页 共 SECTIONPAGES 2页 ***认证有限公司程序文件 PIC-CX-06-2021 记录管理程序 版本：A/0 编制： 审核： 批准： 2021-08-15发布 2021-09-15实施 ***认证有限公司 声明：本文件系***认证有限公司（PIC）内部文件，涉及 PIC核心秘密,著作权为PIC 专有。未经 PIC书面授权，不得复制、摘编、发布、发表、转载、链接或以其他形式使用本文件，违者将追究相关责任。 PIC-CX-06-2021记录管理程序 修订说明 序号 修订内容说明 版本号 修订时间 PIC-CX-06-2021记录管理程序 第 PAGE 2页 共 SECTIONPAGES 3页 1目的与适用范围 1.1为对***认证有限公司管理体系运行及认证活动有效性提供证据，实现可追溯性，特制定本程序； 1.2本程序规定了记录的识别、贮存、保护、检索和处置及记录的保存期限要求； 1.3本程序适用于***认证有限公司管理体系运行过程中的所有记录及各类档案的管理。 2引用文件 下列文件通过在本程序引用而成为本程序的条文,请使用者关注最新有效版本。 CNCA 2016年第20号《质量管理体系认证规则》； CNAS-CC01：2015 《管理体系认证机构要求》（ISO/IEC 17021-1:2015） 3职责 3.1综合部负责申诉、投诉处理的有关记录的管理； 3.2综合部负责人员档案的管理及人员培训记录管理； 3.3技术部负责电子认证档案的管理，综合部负责纸质认证档案的管理； 3.4技术部负责内部审核、管理评审；不符合及纠正措施记录；认可评审相关记录的管理；公正性委员会记录的管理； 3.5运营部负责暂停、恢复、撤销记录管理； 4管理要求 4.1记录的分类 4.1.1体系运行记录 包括管理评审、内部审核、申诉投诉处理、不符合及纠正措施记录等。 4.1.2与审核活动有关的记录 包括申请材料、审核过程记录、评定报告及有关批准、保持、扩大、暂停或撤消认证的记录等。 4.1.3 与CNAS评定等活动有关的记录； 4.1.4与人员管理的有关记录 包括：人员聘用记录、人员注册记录、人员培训记录、人员能力评价记录等 4.2 记录的形成与要求 4.2.1技术部编制现行有效的《记录清单》,对所有记录统一管理并标号，同类记录均统一连续编号，编号应具有唯一性，各部门按程序文件要求建立和维护相应的记录，并保证本部门的记录完整清晰及适用。 4.2.2各部门均应按程序文件要求对活动的结果进行正确、完整的记录。 4.2.3记录应填写完整、字迹清晰、准确、不应随意涂改并有标识，确需要更改时实行划改，应由更改人签字。对审批手续不完善的记录应退回主办人员完善后保存。 4.2.4各类记录应妥善保存、储存，防止损坏，由技术部提出分类、编目办法后由各有关部门编号，并做好标识，便于识别及查找。 4.2.5各部门在实际运行中如需更改记录格式或增加新的记录，应由提出部门办理申请，报技术部备案。 4.2.6各类记录保管年限分别为：管理体系审核档案和与审核活动有关的记录保存两个认证周期，与人员管理的有关记录长期保存，与CNAS评定等活动有关的记录保存3年；应保证申请组织和客户记录的安全，以确保满足保密要求。运送、传输或传递记录的方式应确保保密。 4.2.7所有记录应清晰，保管方式应便于存取和检索，保管设施应提供适宜的环境：通风、干燥、防火、防潮、防盗、防虫蚀等，以防止损坏、变质、丢失或其它人为的损坏。 4.3记录的收集、整理和保存 4.3.1认证评定完成并发放证书的档案,电子档由技术部保存，部分纸质由综合部保存。 4.3.2内部审核、管理评审活动结束后,其记录由技术部负责整理、保存。 4.3.3国家认可委对管理体系认可的评审相关记录,由技术部收集、整理、保存。 4.3.4公正性委员会的会议记录、纪要、决议等由综合部整理和保存；其他组织会议记录、纪要、决议等由相关部门整理交综合部归档保存。 4.3.5申诉、投诉由受理、处理部门在申诉或投诉处理结束后,交综合部归档保存。 4.3.6审核人员的专业管理及培训记录由综合部收集、整理保管。 4.4获证客户记录应包括以下内容： a) 申请资料及初次认证、监督和再认证的审核报告； b) 认证协议； c) 适用时，多场所抽样方法的理由； 注：抽样方法包括为审核特定管理体系和（或）在多场所审核中选取场所而做 的抽样。 d) 确定审核时间的理由； e) 纠正与纠正措施的验证；