会计师事务所档案管理制度.docx

公司档案管理制度 第六十九条：公司档案管理的机构为公司办公室。 本公司办公室负责对全公司的文书、人事、业务档案的统一集中管理。 公司办公室负责指导督促公司各部门的文件、材料立卷归档工作。 公司办公室负责检查档案的保管状况，维护档案的安全与完整。 公司办公室负责做好档案的鉴定审查和销毁的工作。 第七十条：档案的归档 凡是反映本公司工作、业务活动，具有查考利用价值和按国家法律法规的规定需要保存的文件材料、工作底稿等均应归档。 归档的材料必须使办理完毕的正式材料，材料应完整、齐全、真实，符合档案材料收集的基本要求：及时、准确、保质、适量、安全、保密。 凡属归档的业务档案，主办人应在（卷、测、袋、盒、）上标出符合实际内容的名称或标题，卷内要有目录，并写出移交清单一式两份，交接双方在清单上签字。 业务档案实行项目负责人制度。贯彻执行“谁负责、谁立案”的原则，做到“案结卷成”。每项业务项目的档案负责人为该项目组长。项目组长应按照《档案法》和其它国家法律、法规、规章制度等有关要求负责、收集、整理有关材料，及时组织本项目有关人员对档案进行分类整理，填写目录，负责对归档材料的全面审查，并确定保管期限，划分机密等级，经部门经理复核后归档。 凡要归档的文件材料，字迹要清楚，文件材料的底稿一律使用钢笔或圆珠笔书写，材料要附文字说明。 各项档案材料必须在规定的期限内完成归档。 公司内部文件：在文件签发后五日内归档。 业务档案：在完成业务工作后十日内归档。 其他档案：在事后十五日内归档。 第七十一条：档案材料归档的手续和程序 档案材料归档时，交接双方填写归档材料清单。 当面清点无误，双方签字盖章后方可归档。 其中：业务档案的保管单位应有密封措施。 第七十二条：档案的保管 维护档案的完整与安全：坚持集中统一管理原则，不随意转移和销毁档案。 设置专人、专室进行档案的管理工作。 档案管理人员对档案的材料应及时进行登记、编号，并根据其属性、顺序分类保管。 档案管理人员对档案应建立清册，是用科学的方法编排编制、编制必要的查阅目录卡片，方便查找。 定期对库存档案进行清理核对工作，做到帐卡物相符。 档案材料不得任意涂改，如发现错误或其他原因需要修改补充时，必须由主办人上报，经公司领导批准后，及时进行修改。 采取防火、防尘、防潮、防虫等措施，最大限度延长档案的寿命。 非档案保管人员，未经允许不得随意进入档案室． 第七十三条：档案的保密 严格贯彻执行《保密法》国家关于相关业务方面法律、法规的规定，维护档案的完整和安全，保护档案中的资料秘密，维护客户相关各方的正当利益。 根据档案性质和内容，划分为绝密、机密、秘密三个等级，分别管理。 保密档案或档案中应保密的内容等档案材料的查阅，应严格按照规定履行审批手续，不得私自抄录和带出。 第七十四条：档案的鉴定审查和销毁 根据国家和有关部门规定，编制档案保管期限表。 鉴定、审查工作要组织由主管常务副总经理领导、专业技术人员和档案负责人员参加的审查小组。档案通过鉴定审查，要达到归档范围准确，划定保管期限准确，机密等级准确。 档案管理人员应根据档案的保管期限，编制清单，由档案主管部门提出销毁报告，经主管领导组织人员根据规定审查确定后，方可销毁。销毁时，应严格执行保密规定由档案管理人员进行，并在销毁清单上签字，注明情况。档案销毁后，应及时注销有关帐表登记，销毁清单归档永久保存。 第七十五条：档案的利用范围 内部利用 档案主办部门，为研究或解决该档案自身包含内容的问题时，经主管常务副总经理批准。 本公司职能部门因工作需要，利用其他职能部门的档案，需经主管常务副总经理批准。 本公司职能部门非工作所需利用档案资料，一般不允许利用。 外部利用 为保护客户的商业秘密和本公司的业务机密，本公司档案一般不对外使用。委托方以外的其他第三方需要查询委托方在本公司档案的，必须持有原报告委托方同意查询的证明手续，报总经理或主管常务副总经理批准后查询，否则按照保密的有关规定，不与查询，敬请谅解； 国家行政机关及上级监管部门因公务需要了解档案有关情况的，本公司应予配合，应在档案查询登记簿上记录，并验看查询人员身份及工作单位证明，经主管常务副总经理批准或方可查验。 按照行业执业规范和国家有关保密法律法规的规定，未征得委托方的同意，无委托方同意查询的授权证明材料，本公司不为任何企业及其他与委托方有关联的单位提供查询业务。除国家特别规定外，任何档案查询人及单位不得将委托方的档案携出本公司。 国家有关行政执法机关外，按照国家有关保密法律法规的规定，未征得委托方的同意，任何档案查询人及单位均不得将查询或内容泄露给其它第三方，也不得在公开媒体发表，否则，由此给委托方造成的损失由档案查询人及其委派单位承担。 上级注协和主管部门进行业务检查可利用本公司档案。 同行业间利用业务档案