酒店会议接待方案.pdfVIP

一、销售部接待程序:

销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:

1、及时与会务方负责人进行联络

(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉

宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及

其他特殊要求等);

(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向

部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待

工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细

节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场

地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通

知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的

价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，

并依照协议收取相应的会议押金;

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待

通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案;

6、会议接待

发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联

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;

7、会议结账

会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部

给予协助;

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小

纪念品给会务方负责人，加深友情;

9、会议结束

会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈

至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待

活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序:

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:

1、会议接待的前期工作

(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

(2)了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人;

(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通

长途电话、撤酒水、加床;

(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

(5)落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达;

(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力

求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

(1)在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少

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;

(2)会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人，

可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前

检查房间，确保房间处于正常状态;

(3)当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手

续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责

人联系。

5、会议嘉宾离店

(1)礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李;

(2)前台收银处快速结账;

(3)协助客人安排好车辆。

6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

1、会议接待前期工作

(1)做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、