公司文档管理规章制度.docxVIP

公司文档管理规章制度 公司文档管理规章制度 一、 目的 为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。 二、 权责范围 集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。 三、 文件种类 本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。 四、 文件发行程序 1.各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。 2.新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。 3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。 4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号 存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。 5、公文格式 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （1）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。 （2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。 （3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统一编排发文字号。 （4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。 （6）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。 （7）对外公文可根据实际情况按不同子公司报送，并应有总裁签字，及加盖印章。 （8）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。 （9）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。 （10）印章：印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要、印有特定版头的普发性公文外一律加盖印章。印章上沿不压正文，下沿印压成文日期，做到“骑年盖月”。 （11）主题词：由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成， 按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送单位上方。“主题词”三个字用三号黑体字。 （12）公文用字除上述规定外，应选用三号宋体字，从左至右排。公文中汉字和标点符号的用法应符合国家标准，计量单位和数字用法符合国家主管部门的`规定，公文用纸幅面规格采用国际标准A4型，左侧装订。 6、公文承办必须做到： （1）坚持规范与时效并重，呈批公文一般按照公司领导的排列顺序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要领导。 （2）提高办文效率，及时将领导批示内容登记并录入公文管理系统，跟踪准确。 （3）坚持急件急办、密件密办，严格遵守保密法规和保密纪律。 （4）树立服务意识，及时回复有关查询。但非行文单位不得查看公文办理情况。 7、已办结的公文，行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号存档。 注：对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。 五、 文件的修订与管制 （一）管理型文件的修订 1. 文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其他因素需进行修改时，请统一由原编制单位提出申请，并将“文件更改申请单”（附件1）报行政人事部进行审核，由集团总经理批准。 2. 修订文件如为跨部门运作时，修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传阅单（附件2）一并送至各部门会签，会签完成后，再将 修订稿件送审批部门审批，方可发行。 3. 文件修改内容如属重要作业流程或影响现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位必须会签各部门意见，再行审批、发行。 （二）技术型文件的修订 1.凡涉及研发的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订，发放。 （三）文件的管制 1. 凡公司管理型文件（如程序、制度、规定等）由行政人事部统一管理，归档。 2. 凡公司技术性文件由技术质量部统一整理，归档。 3. 当行政人事部收到客户、供应商、外单位所供文件类、技术数据或国际标准，公文、密码电报、传真、机要文件时，应对收集的外来文件编制目录清单，进行登记（附件3），并在其文件上加盖“外来文件”印章，以示区别。需要传阅的文件资料，可以电子档形式发送至相关部门，如需以文本形式传阅，则由