公司文件控制管理制度.docxVIP

公司文件控制管理制度 目的 规范公司文件编制、审批、修订、发布、回收等各项管理，确保公司文件得到有效控制和管理。 适用范围 适用于公司所有列入控制范围文件的管控。 定义 第一级文件：手册类、汇编类——简要说明公司各项管理体系如何满足相关国际、国家标准要求；各类文件的汇编。 第二级文件：程序文件、规章制度、流程、政策性文件——全公司范围实施的管理要求和程序规定；跨多个部门运行的管理要求和程序规定；各项工作流程。 第三级文件：指导书、各类规范标准——各个部门内部岗位要求、规范、管理细则等；说明某项工作、任务等如何做。（不涉及跨部门运行的文件） 第四级文件：表单——用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。 （五）外部文件 1、公司产品相关的国际、国家、行业标准、法律、法规要求等。 2、公司各管理体系的国际、国家标准、法律、法规要求等。 3、公司经营管理过程中相关行业、法律、法规要求等；政府公文、政策文件等。 4、其他外部文件。 （六）日常办公文件：用于日常办公事务的文件。（如：报告类、提案类、事务记录类等） 四、职责 行政部负责公司所有文件与资料的管理控制。 各部门负责相关文件的编制和对接收文件的保管与维护及其使用前的培训。 五、制度细则 （一）文件编制及格式规定 1、一级文件按照：目录、主要内容、附录、修改记录的顺序编写。 2、二级文件按照：标题、正文、附录、修改记录的顺序编写。《公司制度格式要求》（详见附表四）。 3、三级文件参照二级文件编制及格式规定。 4、四级文件具体设定格式根据各部门的管理要求进行设计。总体要求使用公司图标标准化、具有表格编号和版本号。 5、版本号和修订号 版本号：以 A、B、C、D……Z 表示。四级文件只设定版本号管理。 修订号：一、二、三级文件，每修改一次即变更修订号，修订号以 0.1.2.3……9 表示，修改完 9 次后即变更版本号。 6、公司公文：用于公司人事任命、重要通告、公司决议、文件发布通知等行政文书使用。具体版式按集团公示文件模板编制（详见附表三）。 （二）文件编号规则：所有文件编号均为公司名称缩写的英文首字母。 1、一级文件编号规则 编号说明 ABCD—□□—□□□ 第一位：文件大类号 后 两 位：文件流水号 第二位：文件级别号 第一位：文件类别细分号 文件大类号：G：制度管理体系；L：流程管理体系；Q：质量管理体系；C：3C认证管理体系。 文件级别号：M。 文件类别细分号：1-9 细分号仅限于 G（制度管理体系）类文件进行使用，其他大类细分号均使用 0。 细分号 细分类别 细分号 细分类别 细分号 细分类别 1 财务管理类 2 行政管理类 3 人力资源类 4 营销管理类 5 研发管理类 0 除 G、L 大类之外其他管理体系 文件流水号：01-99。 2、二级文件编号规则 1）编号说明 ABCD—□□--□□□ 第一位：文件大类号 后 两 位：文件流水号 第二位：文件级别号 第一位：文件类别细分号 2）文件大类号：G：制度管理体系；L：流程管理体系；Q：质量管理体系；C：3C 认证管理体系。 3）文件级别号：P。 4）文件类别细分号：1-9 细分号仅限于 G（制度管理体系）类文件进行使用，其他大类细分号均使用 0。 细分号 细分类别 细分号 细分类别 细分号 细分类别 1 财务管理类 2 行政管理类 3 人力资源类 4 营销管理类 5 研发管理类 0 除 G、L 大类之外其他管理体系 文件流水号：01-99。 3、三级、四级文件编号规则 编号说明 ABCD —□□□—□□□ 第一位：上一级部门代码 第二位：本部门代码 第三位：文件级别号 三位：文件流水号 部门代码使用规则为（除总经理外）：上一级部门代码+本部门代码。各部门代码如下：（括号内字母为上一级部门代码） 部门级别 部门 部门代码 部门 部门代码 部门 部门代码 决策部门 总裁办 Z 管理部门 人力资源部 (Z)R 行政部 (Z)X 其他业务部 (Z)Y 财务部 (Z)C 文件级别号:三级文件 W；四级文件 R。 文件流水号：001 至 999。 4、公司公文编号规则：XX(公司简称）字[年份]第×××号。 （三）文件的编制、申请、审批管