会议活动组织实施方案及注意事项（word可编辑）.docxVIP

PAGE2 / NUMPAGES7 会议活动组织实施方案 一、活动时间： 二、活动地点： 三、活动组委会 总策划： 总指挥： 总执行： 四、活动组委会下设小组成员名单 邀请组： 文案组： 签到组： 接待组： 会务组、晚宴组： 票务组、礼品组： 影视摄像组： 安全保卫组： 车辆服务组： 五、活动具体分工安排表 项目 内 容 负责人及电话 完成时间 备 注 前 期 工 作 文字 材料 1、活动方案、议程 12月3日 已完成。 2、主持词 12月5日 已完成。 3、欢迎辞 4、交流发言稿 5、企业宣传片脚本以及相关素材的搜集、整理、加工；活动方案的对接确认及汇报工作 11月12日 已完成。 6、参会领导名单的对接和确认 12月7日 急需对接确认。 LOGO设计及相关材料 1、活动LOGO设计 12月2日 已完成。 2、活动信封（150份）、礼品券（150张）、工作人员胸卡（30个）、立式讲台外包装、晚宴菜单和席位卡等材料的设计及印制 12月10日 除晚宴菜单、立式讲台外包装其余待确认印制。 3、会务手册（插页）和会议通讯录的设计、印制工作（150份） 12月10日 样式设计已完成，12月7日前确认参会领导名单后进行赶印。 4、会议现场LED屏主题背景及会场后方活动喷绘背景设计及安装 12月9日 样式设计已完成，待确认后进行制作安装。 5、会议用拎袋（200个） 12月7日 6、驾驶员礼品券的印制、盖章 12月9日 7、会议用笔、软面抄 12月10日 8、会议交流PPT制作 12月7日 初定稿已完成。 9、LOGO设计的跟踪、衔接和印制确认到位工作 12月10日 进行中。 10、所有印制材料的保管 12月11日 会场布置及车辆安排 1、立式讲台、鲜花及话筒安排 12月10日 待完成。 2、LDE屏的联系、安装、调试 待安装。 3、会场排位、舞台及绿植布置、话筒的准备 4、会场后方活动喷绘背景安装 12月9日 待制作。 5、设置会场大厅指示牌、宣传屏标语以及放大后活动安排表 12月10日 待完成。 6、接待参观用车准备 12月10日 6辆考斯特。 7、与会领导房间安排 12月8日 8、活动礼品的准备及运送 12月10日 9、参会领导及来宾票务、礼品券的安排及协助装封 活动当天 ︵ ? 月 ? 日 ︶ 报到及会议 安排 1、做好车辆安排、驾驶员接待、用餐及礼品的发放 12月11日 12月11日 接车时间、地点…… 2、前往**接车人员安排、大屏欢迎标语设置 ? 3、签到桌到位、签到信息表格的印制、签到（手工签到）及会议材料的装封和发放工作 会务手册、通讯录、礼品券、票、房卡、笔、软面抄以及宣传画册等统一装入会议信封并放入会议专用拎袋。 4、会务服务 5、与会领导礼品的发放 礼品发放地点：桃园山庄大酒店一楼大堂吧。 6、茶歇服务安排 7、参观接待 8、茶水、毛巾、水果、席位卡以及现场服务人员安排以及会务中场休息，台面的整理 9、宣传片及PPT的播放 10、会议外请领导及领导讲话录音整理 11、会议现场摄影摄像 12、中场嘉宾合影（提前排位，做好引领，画出排位图，做好拍照用席位贴） 晚宴 安排 1、晚宴现场桌次及席位牌排放 12月11日 席位牌的排放由接待组一起配合完成 2、会议结束嘉宾用餐引领及接应 3、晚宴及现场服务人员安排 4、晚宴现场大屏幕内容 观看演出酒吧联谊 1、进场引领及退场引领 2、酒吧联谊活动及相关工作安排 ? 活 动 次 日︵ 12月 12 日 ︶ 早餐 安排 1、8：30早餐安排及服务 12月12日 **体验 2、休闲安排（待确认） 提前一天做好休闲项目的预定。 送行 3车辆及送行人员安排 10:30在**统一乘车返回。 事项 安保 工作 1、做好活动当天车辆停放及雨伞准备等事项 12月11日—12日 2、做好活动期间的安全保卫工作 其他 工作 公司各条线行政部门负责人参与会议的通知以及告知相关活动事项 12月10日 六、会议注意事项 1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题 2.成立会议组织，确定会议主持人 3.确定会议具体议程 4.会议宣传和气氛渲染 5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训 6.初步确定会议时间、地点 7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程 8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求 9.费用预算、借支票、报销 10.会议发言稿、议事规则等文件起草；制作议程和话稿PPT 11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音 12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等；气氛环境 处理；住宿：娱乐、价格； 13.购买或借用会议用品。实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪投影幕胶片，胶片笔白板笔、白板擦、吸铁石、笔记本、3寸软盘打印机、驱动程序、打