会议室使用管理制培训讲学办公文档规章制.pdf

会 议 室 使 用 管 理 制 度 精品文档 会议室使用管理制度 1. 目的 为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证 各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室 的利用率，特制定本规定。 2. 范围 本规定适用于中心各会议室管理。 3. 职责 3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁 卫生，设施完好。 3.2 办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管 理。 4. 内容 4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务 研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前 登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经 允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申 请经办公室 同意方可。 4.2 各部门 因公使用会议室，原则上须提前一天需填写 《会议室使用 申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全 局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原 收集于网络，如有侵权请联系管理员删除 精品文档 则。由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙， 并使用会议室。 4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧 哗，以免影响到其他同事正常办公。 4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持 会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的 影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护 会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成 损坏的，须追究当事的相应责任。 4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部 同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借 用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。 4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的 安排，办公室协助提供会议用品 （包括茶叶、水果 、面巾 纸等） ，不得在会议室内随意乱贴乱画 。 4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由 会议室原则上 由使用部门负责，办公室协助指导使用。若 主办会议部门要求悬挂会标 ，专题会议后应将会标立即撤 销；若有其他特殊性要求 ，需提前 申报，经办公室同意 后，方可进行。 4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做 好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人 收集于网络，如有侵权请联系管理员删除 精品文档 员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整 洁。并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清 理。 4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清 理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备 电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会 议室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品 状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。 4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检 查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 收集于网络，如有侵权请联系管理员删除 精品文档 会议室管理制度 为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规 定如下： 一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室 使用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议 改期或取消，应及时通知会议服务部门。 二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时 间重叠的情况，双方协商解决。 三、夏季提前 15 分钟打开空调，冬季提前 15 分钟打 开暖风。 四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每 间隔 30 分钟提供热水瓶续水服务。 五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议 以及 局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔 30 分钟提供续水服务。 六 、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水