合同专用章管理办法.docxVIP

PAGE PAGE 26 PAGE 25 PAGE 25 合同专用章管理办法 1 目的和范围 1.1 为了进一步加强和规范合同专用章的使用管理，规避合同风险，根据《中冶集团暨中国中冶合同管理制度》、《中冶集团暨中国中冶合同专用章管理实施办法》、中国xx集团有限公司（以下简称公司）《印章管理制度》等相关管理规定，制定本办法。 1.2 本办法属于公司管理体系三层次文件中的第二级，其上级文件为《印章管理制度》。各单位应编制实施细则。 1.3 本办法适用于公司职能部门、二级单位（含分（子）公司、事业部）、直管项目部等单位（以下简称“各单位”）。 2 相关术语 2.1 合同专用章是指公司以中国xx集团有限公司及其全资（控股、参股）子公司名义签订合同时加盖的专用印章。 2.2 合同专用章管理是指公司对合同专用章的启用、保管、使用、封存及监查等全过程进行的管理活动。 3 本规定主要应对的风险点 因合同专用章的使用不规范、保管不妥善、封存不及时等各项相应管理的不规范，可能存在违规加盖合同专用章等现象，从而引发合同风险,导致公司承担法律责任，损害公司的经济利益和市场形象。 4 管理原则 4.1 遵循“授权使用、严格管理、专人负责”的原则。 4.2 合同专用章分类原则。合同专用章按中国xx集团有限公司及各子公司分别设置编号章，1号章用于签订收入类合同，2号及其他编号章用于签订支出类合同。详见中国xx集团有限公司合同专用章一览表。 4.3 按收入类、支出类合同分类集中管理用章原则。收入类合同（除房地产开发项目）用章上升一层级管理，由公司经营预算部统一集中管理；支出类合同（除房地产开发项目）由各单位分别管理。 4.4 房地产开发项目公司收入类合同用章下放到房地产开发项目公司管理，支出类合同用章由时代置业公司集中管理。 4.5 公司和各单位按照层级关系和本办法规定，分别管理公司授权保管使用的合同专用章。 5 管理职责 5.1 职能部门 5.1.1 经营预算部 1）公司合同专用章的归口管理部门，对公司合同专用章管理业务实施统一规范管理，负责合同专用章的申请、统一编号及监查管理工作。 2）负责公司1、2号合同专用章、子公司1号合同专用章的保管、使用和用印登记等管理工作。 3）负责组织相关部门对各单位进行综合评定，授权各单位保管、使用合同专用章。 5.1.2 办公室 负责合同专用章的刻制、启用、封存与销毁，按照公司《印章管理制度》进行管理。 5.2 各单位 5.2.1 各单位 1）负责公司授权使用的合同专用章（编号）的统一规范管理，参照本办法制定合同专用章实施细则。 2）依据本办法及公司相关规定，授权使用的合同专用章由各二级单位与公司经营预算部对口的职能部门设专人负责保管及使用，并将保管部门名称、部门负责人和保管人员的名单于领用或发生变更后一周内报经营预算部备案（记录 2）。 5.2.2 物资公司 1）负责xx鼎力工程管理服务有限公司2号合同专用章的保管、使用和用印登记等管理工作，参照本办法制定采购合同专用章实施细则。 2）依据本办法及公司相关规定对授权使用的合同专用章确定专门部门、专人负责保管及使用，并将保管部门名称、部门负责人和保管人员的名单于领用或发生变更后一周内报经营预算部备案（记录 2）。 5.2.3 投融资项目事业部 1）负责公司PPP项目SPV公司合同专用章的统一规范管理，SPV公司合同专用章下放SPV公司保管使用，投融资项目事业部参照本办法制定SPV公司合同专用章实施细则。 2）依据本办法及公司相关规定对授权使用的合同专用章确定专门部门、专人负责保管及使用，并将保管部门名称、部门负责人和保管人员的名单于领用或发生变更后一周内报经营预算部备案（记录 2）。 5.2.4 时代置业公司 1）负责时代置业公司及房地产开发项目公司合同专用章的统一规范管理，参照本办法制定房地产开发项目公司合同专用章实施细则。 2）时代置业公司负责房地产开发项目公司2号合同专用章的保管使用，1号合同专用章下放各房地产开发项目公司保管使用。 3）依据本办法及公司相关规定对授权使用的合同专用章确定专门部门、专人负责保管及使用，并将保管部门名称、部门负责人和保管人员的名单于领用或发生变更后一周内报经营预算部备案（记录 2）。 5.2.5 海外事业部 1）负责公司境外公司合同专用章的统一规范管理，海外事业部参照本办法制定境外公司合同专用章实施细则。 2）依据本办法及公司相关规定对授权使用的合同专用章应确定专门部门、专人负责保管及使用，并将保管部门名称、部门负责人和保管人员的名单于领用或发生变更后一周内报经营预算部备案（记录 2）。 6 管理内容 6.1 合同专用章的启用、废止、收缴、封存 6.1.1 公司办公室根据公司有关管理规定及机构设置和撤