公司印章使用管理制度(含流程图).doc

公司印章使用管理制度 一、总则 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本 HYPERLINK "/tag/200718872/" \t "_blank" 管理制度。 二、公司印章的刻制 （一）公司印章的刻制均须报公司总经理审批。 （二）法人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经上海市公安局备案。 （三）未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 三、公司印章的使用范围 公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、出图章、）、注册人员章、法人专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 （一）公司行政章的使用范围主要为： 1 、公司对外签发的文件。 2 、公司与相关单位联合签发的文件。 3 、由公司出具的证明及有关材料。 4 、公司对外提供的财务报告。 5 、公司章程、协议。 6 、员工调动。 7 、员工的任免聘用。 8 、协议（合同）资金担保承诺书。 （二）公司合同专用章的使用范围主要为： 1 、对外投资、合资、合作协议。 2 、各类合同等。 （三）公司法人个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。 （四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。 （五）出图章，用于设计图纸证明其有效性;注册人员章，用于出图和项目备案等相关业务。 （六）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。 五、公司印章的管理、使用及保管 （一）印章的管理 1、公司行政章、合同专用章、法人个人名章由人事行政部门专人负责管理。 2、财务章财务部门专人负责管理。 3、出图章、注册人员章由人事行政部指派专人负责管理。 4、印章管理者必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，。 5、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 （二）印章的使用 1、印章的使用必须严格按照印章的使用范围，经公司领导批准后方可用章。 2、公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。 3、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。 4、出图章、注册人员章应由项目负责人授权后使用。 5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需上报人事行政部或公司总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。） 7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。 8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政管理中心总监审批后，方可盖章。 （三）印章的保管 1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。 4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理者应及时向上级领导报告，并备案，配合查处。 七、公司印章的停用 （一）有下列情况，印章须停用： 1、公司名称变动。 2、印章使用损坏。 3、印章遗失或被窃，声明作废。 （二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 流程图 有需求部门 各部门 审批 上报相关负责人提交或告知用章需求 上报相关负责人 提交或告知用章需求 总经理审批 总经理审批 实施办理 实施办理 审图负责人审批 审图负责人审批 出图章晒图负责人使用财务专用章财务使用公章、合同专用章行政人事 出图章晒图负责人使用 财务专用章财务