华为高效会议管理.ppt

高效会议管理 会议中存在问题（一） 很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读； 有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议； 多数会议不能准时召开，准时结束； 有不少人开会不做记录； 有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断； 有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。 会议中存在问题（二） 会议气氛极差，虽然是干部，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。 对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。 有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（草草了结） 多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。 不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。 会议管理的重要性 对于公司来说，高效的会议可以 提高决策效率 降低运作成本 改善组织气氛 对于管理者来说，高效的会议可以 增加团队凝聚力 增强团队执行力 提高决策效率 会议成本 会议成本包括： 直接成本 时间成本 损失成本 会议成功的要素 目录 会议目的 会议目的是召开会议的理由！ 任何会议都应该有会议目的，如果没有目的就不应该召开会议！ 练习：列举最近开过或者即将要开的会议 要求：每组5-6个，时间：4分钟 会议目的 会议目的 会议目的 会议目的 会议的最终目的 会议的当期目的 不是最终要实现的结果 而是会议结束时达成的结果 会议的当期目的应该符合以下标准 具体明确 SMART 结果导向 目录 会议准备 选择合适的与会者 确定参会人员 有权做决策的人 了解信息的人 其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人 分配会议的角色 “我们有很多天才选手，但是其他团队也一样，不同的是，我们每个选手知道自己在球场上的角色并尽职尽责，这是我们团队取得成功的关键。” ----帕特 · 莱利，前洛杉矶湖人队教练 现迈阿密热火队教练 NBA2006年总冠军教练 会议角色 行为描述： 在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动； 修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟至下次会议的事项等等； 在会后及时发布会议纪要。 记录人： 确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论； 发布审核后的会议纪要给相关与会者； 跟踪会议纪要的落实。 会议角色 行为描述： 按照议程要求为会议计时； 如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间； 引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间； 在会议结束前确定下次会议的时间； 及时提醒分阶段参与的人员及时到会。 计时人： 负责会议的时间记录； 控制参与成员的发言时间，确保会议正常按时进行。 会议角色 行为描述： 确保每个人有机会参与会议 使会议的主题与议程一致 寻找解决问题的方法 提出较好的问题以澄清不明确或误解的信息 倾听并关注发言者 努力缓和紧张或压抑的局面 与会人： 带来信息、专业知识和创意 帮助解决问题 完成分配给他们的所有任务 会议角色 行为描述： 通过阅读上次会议纪要和跟进会后行动进展来计划会议议程，特别是要按期完成的行动项目 在开会前征求其他团队成员对议程项目的想法 组织会议，让所有成员参与 确定议程，集体讨论意见或针对活动的要点进行头脑风暴 安排特别嘉宾参与和安排新成员加入会议团体 确定何时要在挂图上记录意见或信息 召集人： 负责确定会议目的并向与会者阐明 按照议程进行引导 控制与会者行为 会议总结 选择会议时间 会议时间考虑因素： 领导优先：优先考虑上级领导的时间 主持人优先：确保主持人自己的时间 兼顾其他：选择方便与会者出席的时间，以及与会者所喜爱的时间，尤其是关键人物方便的时间 会议时间的长度： 一个议案不超过 为限 议案多，则会议时间将相应延长 时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间做休息之用 选择会议时间 – 业界参考 选择会议地点 会议地点选择，应符合下列七个条件： 场地必须要有空挡且可供使用 场地必须够大以便容纳与会者及视听器材 必须拥有包括桌椅在内的适当家具 必须拥有充足的照明及通风设备 必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防