新编秘书实务 (第5版）课件 第7章　文书处理与档案管理.pptx

引入案例;第一节文书处理

第二节归档文件的准备

第三节文件的整理与归档

第四节档案管理

第五节电子档案管理;电子教案模版配色（1）;（二）学习重点

文书处理的程序

档案的分类与编目

（三）学习难点

档案的分类与编目;第七章文书处理与档案管理;第一节文书处理;二、行文规则

（一）理顺行文关系

1.行文关系的类型

（1）领导与被领导关系，存在于同一组织系统上、下级机关单位之间。

（2）业务指导关系，存在于同一组织系统上下级业务对口部门之间，有的也是领导与被领导关系。

（3）平行关系，存在于同一组织系统同级机关单位、部门之间。

（4）不相隶属关系，存在于非同一组织系统的任何机关单位、部门之间。

（1）与（2）行文机关之间具有隶属关系，（3）与（4）的行文机关之间不具有隶属关系，行文关系为平行文关系。;第七章文书处理与档案管理;三、文书处理程序;三、文书处理程序

（一）公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序

1.起草;2.审核

审核主要有三关：行文关、政策关和文字关

;3.签发

签发即由机关单位负责人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，签署核准意见、姓名和完整日期的环节。;微型案例

聪明的“亡羊补牢”之术

小何刚开始做文书处理工作时，对文书处理的手续掌握不严，文件的传、借全无记载。因此，工作不到三个月的时间，就有两次调不出文件来，影响了工作。事实使她认识到，文书处理工作是一项重要和细致的工作，要求从业人员具备一定的业务水平和办事能力；同时，要建立并严格执行文书处理制度，以保证工作质量。于是，她采取了一系列的措施：

首先，固定文书处理人员。由她们负责文件的工作，并专门设一个监管人员负责把关。

其次，建立了责任制。简化手续，只用收文簿和借阅卡片2种。具体做法是：来文在收文簿上登记，传阅文件交给该处室管理人，并在此簿上让收文人签字，并注明“已办”。借阅文件都要卡片。另外，建立时间制度。规定时间传、借文件，文件收回后，一般是即时归档，文件归档后，在收文簿上写“???”。

在各方面的协作努力下，小何出色的完成了文书处理工作任务。;（二）公文办理

公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。

１．发文办理

（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。;2.收文办理

收文办理即机关单位对来自外部或内部的公文进行接收、办理的活动，是使收文通过办理产生实际盗用的重要过程。包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等。;2.收文办理

（1）签收。签收即机关单位的文书接收者按照规定手续，收取外单位发来的公文的环节。

在实际工作中，文件的发送者在发送文件时，往往是将送文登记表（或簿）交文件的接收者填写。填写后的送文登记表由文件的发送者保管。送文登记表的一般格式如表7-1所示。;（2）登记。也称为收文登记，公文的接收者对收文逐份编收文号并加盖收文章，然后对收文的主要信息和办理情况进行详细记载。收文登记表的一般格式如表7-2所示。;2.收文办理

（3）初审。文书工作机构对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（4）承办。即通过对公文的阅读传达、贯彻执行与办理（回复），具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的环节。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。;（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。批示性文件传阅登记表的一般格式如表7-3所示。如果仅仅是阅知性的文件传阅单，则不需要“批示”那一列。

;（6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办登记表的一般格式如表7-4所示。

（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

;（三）公文管理

公文管理，即收发文管理，即通过具有管理性质的若干环节对收发文流程