[电脑基础知识]word教学课件20.pptx

Word教学20;第一章 处理长文档的技巧;第一章处理长文档的技巧;第一章处理长文档的技巧;第一章处理长文档的技巧; （4）如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以单击【有效格式】恢复默认的视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打开如图所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。;二、新建样式 （1）如果任务窗格没有打开，可以单击【格式】工具栏上的 【样式和格式】命令。 （2）在【样式和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮，打开【新建样式】对话框，如图4.12所示。 （3）在【名称】框中键入样式的名称，该名称不能与内置样式的名称同名即可，如“二级标题”。; （4）在【样式类型】列表框中选择新建样式要应用的类型，有【段落】和【字符】两项选择，单击段落可创建新的段落样式；单击字符可创建新的字符样式。如果要修改原有样式，则无法使用此选项，因为不能更改原有样式的类型。 （5）在【基于样式】右边的列表框中单击一种样式名，表示选择要使新建或更改样式格式基于原有的样式，一般选择为【正文】。; （6）在【后续段落样式】列表框中，单击需要 Word 将其应用于下一段落的样式。设置段落样式后，如果在用新建或修改样式设置格式的段落 的结尾处按 Enter，Word 会将该【后续段落样式】样式应用于后面的段落。 （7）在【格式】选项组设置：如，设置中文， “楷体”，“五号”、“倾斜”，西文，Times New Roman，“五号”、“倾斜”，段落，“左对齐”、“单倍行距”。; （8）选中【添加到模板】复选框，以方便今后也能使用。如选中【自动更新】复选 框，则每当用户手动设置应用了此样式的 段落的格式时，都将自动重新定义此样式，同时Word 会更新活动文档中用此样式设 置格式的所有段落。 以上操作只完成样式的基本设置，如果要使样式有更多的用处，如使用快捷键和定义标题级别以方便创建目录等，还要单击 【格式】按钮，打开如图所示的菜单，; 标题样式相当重要，如Word的内置样式标题1、标题2、标题3，可用它们在文档结构图中查??文档的标题材级别，更为重要的是，使用标题可以自动插入一篇文章的目录。用户除了可以使用内置的标题以外，还可以新建同级别的样式，又或者可以更改内置的标题样式。如定义该样式的大纲级别为【3级】，那么该样式在创建目录时就为三级标题的目录，如上图所示。而且该样式在大纲视图或者文档结构图中都可以用三级标题显示可以看到，如下图所示。;三、先定义后应用样式 应用了一个样式之后，可能需要对其中的某些属性进行修改。修改样式有两种方法，一种是先修改应用了该样式的文本，再利用该文本修改样式，另一种是直接利用【样式】对话框修改样式。 先定义后应用，就是利用更改的文本修改样式，操作步骤如下： （1）选择【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。 （2）在任务窗格中单击要进行修改的样式，此时会弹出如图所示的一个菜单，选择其中的【修改】选项。;四、先排版后定义样式 直接利用【样式】对话框修改样式的方法是： （1）选定应用的该样式的文本。此时，该样式的名称显示在【格式】工具栏的【样式】列表框中。 （2）按照通常的方法对文本进行排版。例如，通过【格式】|【字体】或【段落】等命令设置段落的字体和段落间距等。 （3）单击【格式】工具栏的【样式】列表框，Word将高亮显示该样式的名称，按回车键进行确认。此时将出现【更改样式】对话框，询问是否重新定义样式，如图所示的【修改样式】对话框。;（4）选择【更新样式，以反映最近所做修改】项。 （5）如果选择【将样式的格式重新应用于所选内容】复选框，那么将所选内容的格式恢复为原样式定义的格式。 （6）如果选中【从现在开始自动更新样式】复选框，则 在不显示此对话框的情况下自动更改样式定义，以符合当 前所选内容的格式。若要关闭自动更新，可单击【格式】 菜单中的【样式和格式】，选择一种样式，单击【更改】，再清除【自动更新】复选框。 修改样式的操作充分显示了使用样式的优点，因为修改了样式后，所有应用了该样式的文本格式都会作相应的变化，大大提高了编辑、排版的工作效率。如果用户文档中有十 几个甚至几十个“技巧与提示”的样式，如果一个一个地 修改，就要改几十次，而使用样式只需修改一次就得了。;五、创建目录技巧 Word是一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式，如将章一级标题定为 “标题1”，节一级的标题定为“标题2”，小节一级定为 “标题3”。 一个文档的结构性是否好，可以从文章的【文档结构图】或者是【大纲视