中建工程函件管理指引.pdf

内部资料 注意保密 中建新疆建工集团第五建筑工程有限公司 二零二三年四月 1 一、工程函件概述1 1. 工程函件的定义1 2. 工程函件的特征1 3. 工程函件的重要性2 二、函件管理注意事项3 1. 函件起草的注意事项3 2. 函件收发技巧5 三、函件模板使用说明6 第二部分 工程函件模板7 一、函件模板目录7 二、函件模板内容及格式10 1.工期管理类10 2. 技术质量类42 3. 安全管理类64 4. 工程验收类68 5. 费用调整类72 6. 工程付款类77 7. 工程保修类85 8. 分供管理类89 一、工程函件概述 1. 工程函件，是指在建设施工活动中，为了传递通知、要求、提示、证明、批准 、决定等信息，一方主体向另一方发出的以工作联系单、公函、整改单、通知单 等为载体的书面文件形式。函件是建设施工活动中各方沟通的主要方式，也是合 同管理工作的重要内容，合同各方在来往函件中的承诺对各方有同等的约束力 。为此，准确地书写工程函件是从事建筑工程活动的基础，也是合同管理的主要 手段。 实践中，工程函件的载体形式主要包括工作联系单、公函、整改单、通知单 等，发函主体包括业主、总承包、分包、供应商等参与建设施工的合同各方。鉴 于公司所属项目函件管理的基本情况，本指引中的函件是指公司作为工程总承包 向包括业主、分包、供应商等其他各方发出与回复的工程函件，并主要以工程联 系单为例进行示范。 2. 工程函件具有以下特征： 从文体方面来看，工程函件具有简洁明快的特点。工程函件的制 作与发送并非无的放矢， 其目的在于事实的确认、传递某种指示、要求等。尽管 几乎所有函件都会对相关事实予以援引，但为了收发双方能够尽快形成共识进而 实现函件的目的，事实的描述就必须映射在双方所共同认可的维度之内，因此， 工程函件中对于事实的描述多采用 “时间+主体+行为+结果”的文体结构，提纲 挈领，言简意赅，避免引起收函方的任何歧义。 从发函对象来看，工程函件是一种对象确定、指向明确的非公开 性工程文件。工程函件是各方就问题、争议、分歧进行有效沟通协调的载体，函 发对象与问题的沟通对象有着一致性，发函时可根据问题的特点、合同约定、工 程惯例及经验综合考虑，谨慎选择函发对象。例如，遇有业主指定分包施工过程中 存在安全隐患，承包商在查实相关问题的基础上，应当立即向责任分包发函指明 1 安全隐患并要求其尽快整改，同时也应抄送业主及监理，厘清我方责任， 要求其 协助解决。 函件的目的在于沟通解决问题，鉴于建筑市场买卖双方地位差异，工 程函件在起草时应当感情分明，慎重措辞，以确保函件的沟通效率。在向业主发函 时，应依据充足、要求明确、表述委婉，慎用 “责任”、“承担”、“损失”等词语 ，多使用 “原因”、“按照合同应当”、“请”、“以免”、“影响”等，以营造良 好的沟通氛围。尤其是涉及索赔时，应采用 “先认责，后索赔”的方式，步步为营， 分项确认。在向分包发函时，应当在函件中说明责任及损失，并规定严格的整改时限 ，以督促尽快解决问题。 3. 3.1 工程函件是建设施工活动中的基本沟通工具。各方主体主要藉此明确施工内 容，以合理部署安排施工计划。众所周知，建筑工程工作量浩大，涉及面广，即便