档案管理制度三.docx

档案管理制度三 第一章 总 则 为规范学校内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。 第二章 学校管理档案的范围及管理权限划分 第一条 学校级档案管理范围，由学校校办公室专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。学校级档案包括以下文件： （一）学校设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； （二）学校股东会、董事会、监事会形成的文件材料； （三）财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银行学校间联系函件等）； （四）政府、项目批文、合同； （五）学校制度体系、会议纪要、内部发文（包含校长批示后的各项工作流程、学校决定等）； （六）学校及各职能部门月度、年中、年度工作计划及资金计划； （七）学校签定的各类合同（含商品房买卖合同）； （八）学校有效证件、印章； （九）具有法律效力及保存价值的文件； （十）学校重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 （十一）本学校的历史改革、大事记及反映本学校重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第二条 职能部门档案管理范围，由各职能部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至学校备案留底。如工作完成后，原件移交学校管理。职能部门级档案文件如下： （一）各职能部门报请校长批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； （二）职能部门例会会议纪要； （三）各职能部门与其相关业务单位函件管理； （四）招投标文件管理； （五）人事劳资档案及信息管理； （六）仪器、设备维修保养资料； （七）合作单位、学员信息资料及信息管理； （八）学校的媒体宣传资料、销售报表； （九）财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。 第三章 学校档案管理制度 第三条 学校档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由校办公室负责主体档案的管理，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。校办公室设立专门档案室，配备专人分管学校主体档案工作。 第四条 根据有关档案法规规定精神，各职能部门形成的文件材料原则上由本职能部门负责立卷和归档，并定期向学校档案职能部门移交保管。 第五条 学校应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。 第六条 档案管理职能部门及负责人 （一）学校档案管理职能部门为校办公室； （二）学校立档单位为各职能部门； （三）档案管理责任人：各职能部门负责人与专(兼)职文书。 （四）各职能部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本职能部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第七条 各职能部门专(兼)职文书的职责 （一）了解本职能部门的工作业务，掌握本职能部门文件材料的归档范围，收集管理本职能部门的文件材料。 （二）认真执行平时归档制度，对本职能部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 （三）承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。 第四章 档案管理、归档文件整理 第八条 各职能部门以学校名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由职能部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送校办公室档案室备案。 第九条 各职能部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。 第十条 一项工作由几个职能部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办职能部门收集归卷。会议文件由会议主办职能部门收集归卷。 第十一条 归档时限 各职能部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。 第十二条 归档文件的整理 （一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。 （二）归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。 （三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 （四）整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （五）案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按a4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。 （六）归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽