大型会议工作准备清单.xlsVIP

Sheet1 大型会议 会议时间 宣传报道发布 会务工作总结 会议名称 会议地点 会议室预订 与会人员 会议议程 明确人员分工 会议通知 撰写通知 会议前期准备 资料 准备与收集 储存 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员 住宿 就餐形式、地点确定 文具 文具准备及领取 会场 会场布置 摄影 人员报到 资料发放 设备 设备就绪 检查会场情况 会议记录 录音笔录音，人员现场记录 会议后期工作 宣传报道 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 会议纪要 纪要整理 邮件发布 后续工作跟进 就餐地点指引 会议确认 午餐 茶水 电脑与网络 笔记本电脑使用协助 现场抓拍 用自备数码相机抓拍会场情况 麦克风传递 与总办专业人员联系摄影事宜 组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处 会议事由确定 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 将具体人员分工填入此表 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 准备会议 麦克风 餐饮 会务费用结账报销 对会务期间发生的费用进行结账报销 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布 工作任务跟踪管理 针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理 清洁整理会场 会场收拾 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏 会议会务工作检查清单 会议第一天工作 住宿安排 确定具体住哪儿，房间类型及个数 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表 会议室材料 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位 摄影拍照 直接前往酒店报到 包括会议材料等 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助 摄影拍照 会议记录 带领与会人员就餐 宣传报道 赛玛特科技有限责任公司组织变革宣贯大会 2014年9月22日--9月23日 集团各部门相关人员230人左右 待定 姜元冰 1,苏董发言 2.职能部门流程及制度宣贯 3. 运营管理中心流程及制度宣贯 4.运营管理中心誓师 5.集团全体员工誓师 卢娇阳 王英,刘小源 淑钦,秀娟,黎明,袁园(礼仪)游洪琼,杨云萌(签到) 张念 游洪琼,徐渝 冯吉,张念 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔,桌牌制作 张念,冯吉,洪小东,义铭 游洪琼,杨云萌,刘小源 刘小源,王英 冯吉 蒋苑霖 王英,义铭 主持人:卢娇阳 郭秀 吕苗 游洪琼,杨云萌(签到) 冯吉,黎明 肖瑶,蒋苑霖 10.20 10.21 10.22 10.22.23 秀娟,陈丹青 会议准备流程 序号 会议议题 参会人员 会议内容 主持人 前期准备 下发会议通知 准备会议横幅 收集会议资料 制作参会人员桌签 安排参会人员的住宿 预定参会人员的午餐 电子版、纸质版 接送、住宿地址 就餐形式、地点 会议室准备 悬挂横幅 打印座次图 摆放桌椅 摆放桌签 摆放水杯 摆放纸笔 测试电脑投影 准备茶水 准备指示牌 测试音响 准备演讲台 准备多余插线板 安排拍照人员 安排记录会议人员 准备水果 接待 白纸、笔、录音笔 茶叶 测试麦克风 准备翻页笔 摆放位置 工作人员提前一个小时到场，检查上述准备工作是否都已就就绪，若未完成则及时调整。 会议开始 设置会议室空调温度。 会议室温度一般调节在26℃，具体温度可根据实际情况调节。 中场休息 及时添加茶水 会议结束 及时打扫会议室卫生 关闭电源 后期工作 整理会议纪要 发布会议纪要 会议总结 提前检查设备 把所有的电子设备打开，准备就绪 会议期间每隔20分钟添加一次茶水 具体准备 参会人员名单 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00 7.00 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00 7.00 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00 7.00 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 1.00 2.00 3.00 4.00 1.00 1.00 2.00 1.00 2.00 3.00 10.17 10.17 10.17 10.21 10.18 10.27 10.29 10.27 1