企业标准化档案室创建工作规范.ppt

办公室统一编制目标归档 5、档案排架方法 1）文书档案可采用年度—机构或问题—保管期限方式进行排架，便于库房管理和档案调阅利用。 2）人事档案以个人为单位，每位员工的个人档案单独存放一个档案袋，其排架方法可按机构或问题—案卷流水号顺序排列。 三、标准化档案室创建 关键点 组织启动会议：办公室牵头，邀请公司领导参加，各二级部门指定一名档案管理人员，落实经办人及部门负责人责任，形成公司档案管理网络。 （一）建立档案管理网络体系 召开研讨会议：办公室组织各二级部门档案管理人员及部门负责人，讲解股份公司管理制度，听取二级部门意见，梳理工作任务量，制定公司工作计划，明确档案整理推动方案，得到公司领导及各部门重视和支持。 （二）认真学习，消化档案管理工作规范 计划清晰：分阶段制定计划、工作计划具体。 责任明确：有专人负责，二级部门也需落实到人。 跟踪到位：办公室人员逐个部门跟踪，每日抽时间检查，以周为单位通报工作进度。 及时解疑：档案推进过程中遇到有疑问的及时咨询，确保每一步工作正确。 （三）制定计划，落实责任人 1、梳理档案分类目录。 2、组织二级部门整理档案。 3、办公室对各部门提交档案进行审核，集中整理。 4、对整理完毕的档案进行集中归档，汇总编制目录。 5、按规范做好档案日常检查、利用、鉴定、销毁等工作。 6、完善硬件设施，设定专用档案室，配置档案架及相应设施，做到“八防”。 （四）层层分解，抓好关键步骤 奖惩措施 二级部门主要工作： 二级部门档案员 学习档案整理要求 对照部门档案分类目标，分类整理档案 档案分保管期限整理目录 经办公室审核后，资料及目录一并移交 （四）层层分解，抓好关键步骤 奖惩措施 办公室主要工作： 办公室档案员 审核各部门档案整理情况（是否齐全、整理是否规范） 按照一级类目、保管期限分类汇总 统一装盒与二级部门清单进行核对、编制统一目录、盖章、制作备考表 档案分区域存放 （四）层层分解，抓好关键步骤 参考 部门职责 检查标准 内控手册 （五）结合实践，制定标准 2 1 3 原则 与管理实际一致 内容涵盖全面 保管年限与是否上交 设定科学 （五）结合实践，制定标准 四、常见问题及注意事项 照搬照抄 脱离实际 所有都上交 保管年限都一致 常见 问题 （一）常见问题 制定工作计划 责任到人、明确时间 日检查、周通报 办公室牵头组织各部门共同开展 奖惩措施 1、认真审核各部门修改的档案目录。 2、有问题要与部门多沟通，本着科学合理原则编制。 3、到二级部门查看材料，确保目录与实际一致。 4、经办人员需高度负责，认真细致开展工作。 办公室需要注意的： （二）注意事项 根据股份公司《档案管理工作规范》，各公司可根据自身实际，在公司档案管理工作规范围内，制定本部门、单位相应的管理及操作细则。 归档文件材料必须有保存查考价值，并须提供原件。 归档文件材料必须完整、准确、系统，装订成册，并填写档案资料移交清册，以便查阅和使用。 电子档案按照类别目录，建立文件夹，每年由档案室管理员统一汇总，并负责按年份刻录存放。 归档的文件材料应完整、准确、系统，材料应利于长久保存。归档的图文字迹不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸和热敏纸。 办公室统一编制目标归档 页码：有书写内容的页面编写页号，页号用阿拉伯数字编写在文件的右下角，已有页号的归档文件可不必编写页号。 页码编写要求 备考表：置于盒内所有归档文件之后。有关盒内归档材料修改、补充、变更、损坏、销毁等情况应逐项填入备考表；若无情况说明，也应将整理人、检查人、日期填上，以示负责。 盒内备考表 （需写明资料件数、多少页、其他相关说明、整理人、时间、审核人） 备考表填写要求 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后由公司档案管理员或子公司档案管理员（资料员）即时登记归档。 技术类档案 办公室将档案检查纳入部门日常专业检查管理范畴，对日常资料归档不及时，归档不规范的，及时给予通报，督促整改，帮助各专业规范日常档案管理，提高各专业档案标准。 做好日常检查 规范档案管理 档案日常管理 * 各公司形成的管理性文件材料在办理完毕后在次年一季度归档，归档截止时间为3月底。 及时准确做好档案管理基本情况和档案利用情况的统计。 每年2月份组织对档案组织清理，对到期档案进行鉴定，销毁等管理。 规范实物档案、电子材料的归档。 做好年度档案的收集整理、统计 谢谢！ Thank you！ Logo here * * * * * * （二）档案分类 永久、30年、10年 2、按保管期限分类 3、按文件形成和处理的年度分类 文件有多个时间特征，一般