档案管理办法.doc

PAGE 19 PAGE 1 档案管理办法 第一章 总则 第一条 为使本单位管理的各工程项目管理工作的制度化、规范化、标准化，营造和谐的内外部建设环境，根据国家和省水利行业有关档案管理的法律法规、政策规范，结合昆山市水利工程建设的实际，制定本办法。 第二条 工程档案是指工程在立项审批、招标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等以纸质、胶片、磁介等载体形式存在的全部文件材料。 第三条 工程档案是工程建设与管理工作的重要组成部分，贯穿于工程建设的全过程。按照“统一领导、分级管理”的原则，建设、设计、施工、监理、设备等单位必须由技术负责人负责，并配备至少一名专职档案管理人员，建立档案管理网络，确保工程档案标准化、规范化管理。 第二章 档案管理 第五条 管理处全面负责本工程档案工作，制定工程档案各项管理制度，统一档案整编标准，组建档案管理网络，开展档案业务活动，对施工、监理的档案工作进行监督和指导，安排和协调项目档案的验收、汇总、移交等工作。 第六条 管理处作为各建设项目的项目法人当认真履行对项目档案总负责的职责。要明确档案工作的分管领导、档案管理的责任部门和责任人。在做好自身产生的档案收集、整理、保管和归档工作的同时，要加强对参建单位的档案工作进行检查、指导和监督。 第七条 档案专（兼）职管理人员要认真履行岗位职责，做好文件材料的收集、整理、组卷和归档工作，做好档案的保管、统计、日常维护和查、借阅等利用服务工作。 第八条 各参建单位（勘察设计、监理、施工等单位）必须按照本办法，明确本单位有关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内的工程档案的收集、整理、归档和保管工作，自觉接受项目法人档案管理部门的监督和指导。监理单位在做好自身监理文件的收集、整理、归档的同时，还应履行对施工文件及竣工图进行检查、审核和签署的职责，保证施工和监理文件材料的完整性和准确性。 第九条 在工程建设初期，各参建单位应就明确声像档案的专门负责人，认真做好声像材料的整理和注释工作。工程建设的各个时期，每个建筑物（标段）、重大事件、事故，都必须有完整的声像材料。 第十条 要做好技术引进、科研、设备开箱等资料和图纸的收集整理工作，设备货品清单由监理人员及建设方管理人员签字后保存，并及时交档案管理人员统一管理。 第三章 档案的收集、整理、形成 第十一条 按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，项目施工阶段形成的文件，由各施工承包商负责收集、积累；监理单位除了负责收集、积累项目的监理资料，还应负责监督、检查项目施工中的资料收集、积累和完整情况；审核竣工验收中文件资料收集、整理情况，并向项目法人提交其监理业务范围内经审核、鉴认后的有关专项报告、验证材料及监理文件。 第十二条 各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。 第十三条 归档的文件材料力求是原件或正本，文件材料的形成程序要规范，印件与定搞（含发文稿纸）要同时组卷归档，文件材料质量符合以下要求： 一、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；案卷内封面、卷内目录、备考表等一律采用电脑打印，签字手续完备；图片、照片等要附以情况说明。 二、凡由易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形式的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件（不需打页码）。 三、复印、打印的文件、图片，字迹、线条和影像的清晰及固色程度应符合设备标定质量。 四、录音、录像文件应保证载体的有效性。 五、电子文件应以光盘为长期储存介质。 第十四条 项目文件的整理要求 一、 施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理，检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 二、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理。现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。 第十五条 竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可组合立卷，但不能将同一专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章。竣工图的编制形式和规范，可按以下情况区别对待： 一、凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章。 二、一般性图纸变更，符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章。 三、凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变或图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。 第十六条 竣工图章的使用 一、竣工图章内