数字化干部人事档案管理系统设计方案（纯方案，19页）.docx

数字化干部人事档案管理系统设计方案 一、设计宗旨 干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。 二、系统功能介绍 该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程 ，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。 2.1、系统总体规划 “数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。 组织干部管理系统 组织干部管理系统 采集部分： 数据录入 信息扫描 数据导入 纸介质档案 档案材料 管理部分： 案卷管理 材料管理 收集整理 档案目录、系统数据 利用部分： 档案统计 档案审核 档案查询 打印结果 网上查询 内 网 办 公 平 台 系统维护 系统规划图 2.2、系统功能列表 功能 简述 日 常 业 务 管 理 档案 案卷 管理 档案转入 主要完成接收外单位转来的整卷干部人事档案。系统对零散转递、成批移交提供不同的登记方式，并可记录每卷档案的报送评分情况，可以按需求提供档案转入明细清单。 档案转出 主要完成干部人事档案转出移交业务，系统可以详细记录出库档案的审批、转递、回执等业务流程。 档案 查借阅 主要完成纸质档案的查借阅业务。通过登记查借阅表，记录纸质档案的审批、查借阅流程。系统可以提供条形码录入、手工录入两种方式，并提供实时统计查询和借档时限提醒功能。 档案查询 完成档案的日常查询工作。其中包括：档案基本信息查询、转入档案查询、转出档案查询、应到未到档案、已到未入库档案查询、按某种材料是否存在查询等。 档案统计 完成档案的日常统计工作。其中包括：档案在库状态统计、转入的档案统计、转出档案统计、按干部人员类别统计档案数、干部人事档案数量的统计、档案利用率统计等。 档案 材料 管理 材料收集 主要完成档案材料的收集、转入、接收工作。 材料鉴别 主要完成对所收集材料的分析、鉴别，按材料能否归档进行分类。在此流程中设置“待处理”方式，暂存已收集但尚不能立即归档的散材料，在后续工作中可以对这部分材料进行归档、转出、销毁或长期保存等处理。 材料归档 主要完成新收集材料的入档。 材料整理 成卷 主要完成接收新归档材料后，对电子档案目录的整理调整。系统可以自动调整目录（按时间排序），也可以人工手动调整（按主次关系排序）。对材料进行信息化处理（通过扫描、数码设备采集、外部电子数据导入等方式），并做好电子目录与电子材料的对应挂接。 材料数字化处理 主要完成材料收集或整理过程中对数字化材料的补充和修正。实现对电子材料和电子目录的日常维护工作，每次维护系统都记入日志。 材料转出 主要完成对转出纸质材料的审批、登记、转递等流程的记录，同时自动调整电子档案目录有关材料项。 材料销毁 主要完成对可销毁材料的审批、登记、销毁、监销等流程，并可自动调整电子档案目录。经审批同意后，也可彻底删除（销毁）电子材料。 档案 审核 任前审核 主要完成干部任前档案审核有关流程，可以自动出具《拟任用干部“三龄一历”审核确认表》、《拟提拔重用现职干部“三龄一历”审核确认表》。根据需要，可实现任前审核有关数据统计，包括审核人数、“三龄一历”变更人数等，并可链接相关电子材料，提供辅助审核功能。 档案审核 主要实现对在库人员的“三龄一历”审核以及档