xx医院2016年学术年会策划案.docx

精选资料 精选资料 2016年XXXXE院学术年会策划草案 【会议目的】 为响应国办发〔 2015 〕 13 号文，关于进一步加强乡村医生队伍建设的实施 意见，提高我市基层烧伤科、骨科、耳鼻喉科、外科等科室诊疗水平，由中国医 师协会、 中华医学会 XX 分会主办， xxx 医院承办的 2016 年 XXXX 及综合外科 学术年会于 2016 年 12 月 XX 日在 xxXXXX 酒店举行。本次年会将邀请 XXXXXX 、 XXXXXX 等国内及省内著名教授专家与会授课，预计将有近四百位 基层医生齐聚一堂参会学习。期间，各位专家将与基层各位医生就当前我国烧伤 科、骨科、显微外科、耳鼻喉科、微创外科等学科的诊疗新技术、新方法展开研 讨，并现场分析部分疑难病例，共享各学科研究的最新成果，促进我市烧伤及其 他相关学科的发展进步。对前来参会的基层医生，也将授予继续医学教育n -a 类学分。此外，也通过本次大型年会进一步提升我院的品牌影响力，借本次会议 的宣传增强社会各界对我院各相关科室技术实力的信认度， 同时增强合作转诊客 户的合作信心与转诊热情。 【会议准备】 会议地点： 要求：三星及以上酒店，酒店形象高端大气，交通便利，停车方便，会议室可容 纳人数不低于 400 人，并且有贵宾休息室、宴会厅、住宿客房等价格合理的配 套服务设施。 会议时间： 要求：提前2个月确定会议地点，确定会议地点后，确定会议时间。 （初步定于 12月底） 三、会议日程： 初步设定会议全程为2天（1个下午、1个全天、1个上午），第一天下午 15:00 -20:00是会议报道、安排住宿；第二天全天为学术会时间，晚上进行欢 迎晚宴；第三天上午为学术会总结及闭幕式。 四、材料准备： 1、材料的内容：重要文件、发言课件、参阅文件 *、领导讲话稿、致辞稿、主持 人词、会议日程、医院资料、参会证、工作证等。 2、材料准备：学术会前最少1个月开始收集、制作；并于会议前 3天进行文件 袋分装以便提供给参会人员，分装资料和物品包括：（重要文件、发言课件、参 — 阅文件*、会议日程、医院资料、参会证、笔记本、笔） 五、专家及参会领导安排： 1、专家和参会领导：最少提前40天确定参会专家 2、迎接：专人负责迎接工作 3、隹迂.：提前安排好住宿或临时休息场所 4、报告或讲话顺序： 5、活动安排（非报告期间） 6、小型会交流安排*: VIP小型交流会安排 7、就餐安排 8、支付讲课费、交通费 六、参会代表安排： 1、人员名单确定：提前45天确认参会人员名单 2、会议邀请：2次邀请程序，第一次提前1个月做口头或通知单的方式邀请; 第二次在会议前7-12天正式寄/送邀请函 3、邀请函：设计、制作、打印、寄送 4、报道：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、 填写通讯录等。 5、纪念品的准备和发放 6、来宾接待：专门队伍负责 7、交通安排 七、活动现场安排 1、音箱灯光投影设备：会前1-2天提前全面测试，并做好临时停电紧急预案。 2、会议纪律要求 3、现场秩序维持及应急人员 4、现场调配：全场导演及专人负责各环节、各岗位的协调调配工作 八、礼品发放与非报告环节安排 1、礼品搬运与存放 2、礼品发放专人负责 3、报告间隙瓜果零食*和饮用水的准备与发放 4、就餐的安排与引导 九、媒体跟进 1、合作媒体的确认与联系 2、会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备 3、媒体相关费用支付 十、安全问题 1、食品卫生责任落实（宾馆方面） 2、热水供应（宾馆方面） 3、住宿安保（宾馆方面） 4、参会人员超员或不足的房间供应保障（宾馆方面） 5、宾馆配合悬挂条幅、LED屏播放等宣传工作 6、专家及重要领导的特殊要求（小型交流、休息条件等） 【会务组成员及分工】 会务组成员主要包括：董事长及院领导班子所有成员、企划部、院办、市场部、 财务科、各科主任、总务后勤科 各部门或人员主要分工： 1、董事长及业务院长：确定会议邀请领导（重要）、确定会议邀请专家（重要）、 陪同参会领导（重要）、确定年会主要准备工作（次要） 2、各业务副院长及其他院领导班子成员：协助董事长及业务院长邀请专家（重 要）、陪同参会专家（重要）、确定年会主要准备工作（按分工确定不同工作） 3、企划部： ①主任：协助院领导确定会议地点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负 责跟进会议前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、媒体对接 与接待陪同。 ②设计：准备、搜集医院各项素材、设计与会相关所有宣传品和影音图片材料、 协助领导对会场布置和等音响设备投影的测试工作。 4、院办：准备与会相关的通知、向各科室征集科室文字和图片资料供设计进行 宣传资料设计、安排人员做好会场布置和现场协调工作。 5、市场部：筛选和提供参会客户