华彩贸易公司公文管理制度.docx

公文管理制度 目的 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 适应范围 公司各部门 公文管理的核心 3.1为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司情况，特制定本办法。 3.2公司的公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。 3.3公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。 3.4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 3.5公文处理必须严格执行公司有关保密的规定，确保公司机密的安全。 3.6公司各级负责人应当重视公文处理工作，并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。 3.7行政人力资源部是公文处理的管理机构，主管本公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。 4、公文种类 4.1公司公文种类主要有以下八种： 4.1.1决定（决议）：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级单位（部门）不适当的决定事项。 4.1.2通知（批复）：适用于批转下级单位（部门）的公文，转发上级主管和不相隶属单位公文，传达要求下级单位（部门）办理和需要有关单位（部门）周知或者执行的事项，任免人员；答复下级单位（部门）的请示事项。 4.1.3通报（意见）：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；对重要问题提出见解和处理办法。 4.1.4报告（请示）：适用于向上级主管汇报工作，反映情况，答复上级主管的询问；向上级主管请求指示、批准。 4.1.5函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 4.1.6会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。 5、行文规则 5.1“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。 5.2除上级负责人直接交办的事项外，不得以单位（部门）名义向上级负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 5.3受双重领导的单位（部门）向上级单位（部门）行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级单位（部门）向受双重领导的下级单位（部门）行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 6、发文办理 6.1发文办理包括拟稿、审办、审核、会稿、签发、复核、印发、登记、签收程序。 6.1.1草拟公文应当做到：情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； 6.1.2拟稿后，应由核稿人对文字进行核定成文。核稿人为拟稿人的上级主管； 6.1.3审办：审办单位根据情况确定是否采用公文形式，明确处理意见； 6.1.4审核：经审办后由拟稿人将草拟公文送至文稿审核单位进行审核定稿；董事会公文由各董事审核；公司公文由公文涉及部门的负责人、公司相关领导审核。 6.1.5会稿：指由拟稿人根据审核意见汇总进行修改后，再交会稿人会稿形成正式公文。 6.1.6签发：指定稿后的公文在发文前须由相关单位（部门）会签的过程。 6.1.6.1以公司名义对外发文，会签人应包括总经理、常务副总经理、公文涉及的主管领导等，签发人为总经理；须由董事会审核的公文在正式发文前须取得相关董事会决议。 6.1.7复核：公司公文由行政人力资源部负责印发并存档。公文正式印发前，应进行复核。复核重点是：审核公文形式，签发手续是否完备，文件标题是否准确等。 6.1.8印发、登记：由行政人力资源部负责印制、盖章，并登记然后下发。 6.1.9签收：公文印发时须由签收人签字确认。 6.2公司内部各部门行文应遵守以下规则： 6.2.1未经上级公司领导审核批准，公司内部任何单位部门不得自行对外正式发文。 6.2.2涉及多个部门职权范围的事项，主办部门应主动协商，并取得一致意见后方可以公司名义行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。 6.2.3本部门内的重要行文，应当同时抄送直接上级主管。受双重领导的部门向上级主管行文，除了主送对象外，应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级部门行文，应当抄送其另一上级主管。 6.3草拟公文应当做到： 6.3.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 6.3.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 6.3.3公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 6.3.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 6.3.5人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当明