华彩贸易公司档案管理制度.docx

档案管理制度 1、目的 1.1为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 1.2本规定所指行政事务包括档案管理，印鉴管理，公文打印管理，办公用品管理，库房管理、邮发管理、信息管理等。 2、适用范围 全体员工 3、公司档案范围及相应的管理部门： 3.1以下档案由公司行政人力资源部负责管理 3.1.1劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。 3.1.2经营管理方面的文件材料。 3.1.3教育培训方面的文件材料。 3.1.4信息、情报方面的文件材料。 3.1.5其他具有利用和保存价值的文件材料和记录资料。 3.2以下档案由公司综合办公室负责管理 3.2.1公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。 3.2.2公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料。 3.2.3公司档案还包括声像资料。 照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明。 录音档案：唱片、录音带。 录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。 3.2.4工程建设底图、蓝图及文字材料。 3.3以下档案由公司财务部负责管理。 3.3.1财务、会计及其管理方面的文件材料。 3.4以下档案由公司商务部负责管理 3.4.1销售资料及客户档案资料 3.5以下档案由公司采购部负责管理 3.5.1采购客户档案及产品资料 3.6以下档案由营运中心负责管理 3.6.1加盟商加盟申请、调查文件等档案文件。 4、公司档案管理体制 4.1公司档案管理工作，实行集中与分散管理相结合的体制。由行政人力资源部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。 4.2各部门形成的有关本规定第二条中明确由行政人力资源部负责保管的档案材料由本部门负责立卷和归档，并负责将完整的档案移交行政人力资源部保管。 5、档案管理工作 5.1档案材料的收集： 5.1档案材料。每一宗档案均需明确归档时间、保管期限、密级，填写《档案目录表》。 5.2收集采取“日产日收”的原则，随时入档；各部门形成档案，需归行政人力资源部保存的应于档案收集整理完毕后两个工作日内移交行政人力资源部进行归档。 5.3遗缺不全的档案，由相关部门负责采取措施，收集齐全。 5.4档案的归档、立卷与管理。 5.4.1区分卷宗，确定立档单位。 5.4.2分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别。 5.4.3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 5.4.4案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，介于两种保管期限的，保管期限从长。卷内文件把正文、附件请示和批复放在一起，编制填写《案卷目录表》。 5.4.5每年元月1—15日对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 6、档案的保管： 6.1公司成立时的资料及重要的内部资料，原则上永久保存；人事档案原则上保存期限为五年，其他档案视情况而定。 6.2 档案管理员和公司工作人员均应遵守保密 制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。 6.3档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。档案只限归档人使用。其他人员查阅、使用及复制一般档案需经行政办公室批准；查阅、使用及复制秘密和机密档案需经行政办公室主任及主管副总批准；查阅、使用及复制绝密档案，需经总经理批准。 7、 档案的销毁： 7.1对已失效的档案，由相关部门负责编制《档案销毁清单》，办理销毁手续对该档案予以销毁；《档案销毁清单》永久保存。 7.2档案销毁手续办理：由档案保管人填写《档案销毁清单》，经部门主管领导、总经理审批后，方能销毁。根据档案本身的密级性或重要性，需董事会签字审批的应由董事会签批后方可销毁。 7.3档案销毁时要有二人以上监销，并在《档案销毁清单》上签字。 7.4公司终止、解散时，档案应移交控股股东。 7.5公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密；如有档案失密和泄密，将视情节轻重给予档案保管人、泄密人相应的处罚乃至追究刑事责任。 8、档案借阅、使用管理： 8.1凡需使用档案者，均须填写《档案借阅申请表》，根据档案密级经各级领导签批后方能借阅。 8.2档案密级借阅签批规定： 8.2.1秘密：由档案保管部门主管签批。 8.2.2机密：档案保管部门主管签批——常务副总签批。 8.2.3绝密：档案保管部门主管签批——常务副总签批——总经理签批。 8.3一般档案借阅不得超过三个工作日，如需更长时间借阅需在申请表中注明时长并获批准；档案应如期归还，如需再借，应办理续借手续。 8.4借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自复印、涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失