技术资料与档案管理办法.doc

目的 规范研究本院技术资料与档案的管理，使之更好地为产品开发、生产、营销等服务。 范围 本标准对研究本院技术资料与档案管理的职责、内容、工作程序和工作要求做出规定。适用于研究本院技术资料与档案的管理。 职责 技术中心负责技术资料与技术档案的综合管理工作； 试制车间应做好本部门的技术资料和技术档案管理工作。 要求 技术资料、技术档案管理坚持统一策划、分级负责的管理原则。 要求 技术中心资料室负责技术档案、技术文件的管理。各所的技术档案与技术资料采取向技术中心资料室借阅的方式，使用完之后应归还技术中心。试制车间应根据技术资料和档案管理工作量大小设立资料室或资料点，配备符合要求的装具及有一定专业知识的资料管理员，并建立相应的管理制度。 技术资料的管理 凡列入研究院科研计划、生产计划中的产品或项目、经过技术审定、确定归档保存的底图及有关的技术文件和资料均应归档。 归档技术资料必须符合下列要求： 产品图纸、设计文件、工艺文件均应符合产品图样和设计文件有关管理制度的规定； 根据图样目录、图号、页次的排列进行整理，并符合完整、准确、成套性要求，但设计文件可按规定分阶段归档； 图纸标题栏及文件的签署栏内各项责任签字齐全并有密级标识； 文件字迹、图纸线条应清晰，无破损、无水迹、无污迹、无皱褶、无折叠印。 技术资料经检查符合要求后应归档。在人员离司时，接交者及其主管领导应对本制度生效后期间内的入库资料的齐全性负责。 技术资料入库后，资料管理员应予以登记，建立台帐，以确保帐物相符。“技术资料入库登记表”格式见表1。 技术资料应按产品进行分类保管，存放的器具上应有标签，以便查找。 底图应平放，大幅面的底图可卷放。大于1号幅面的底图允许在避开尺寸标注的位置进行不大于二次对折存放。 对库存的技术资料应定期检查、清点。技术资料破损的应及时修补，玷污不能复印或破损无法修补的应重新复制，遗失的应查明原因，在办理复制手续后方可复制。 底图、底稿一般不得外借，特殊情况需借用时，须经部门主管领导批准后，按规定办理借用手续。借阅底图必须注明借出的张数，如不属成套图纸，必须标明图号。“技术资料借阅申请单”格式见表2。 重新复制的底图、底稿须经有关人员校核审签后，方可入库。原底图、旧底稿的标题栏处应加盖作废印章，另行存档备查或予以销毁。 资料室为存放资料必须保持清洁、通风，应有防火、防盗、防蛀、防鼠、防尘、防潮等设施，并符合有关规定。 技术资料的复制和分发 复制的技术资料应完整、清晰，需装订成册时应按GB10609.3的规定折叠。 根据研究院生产计划安排，技术资料由技术中心资料室统一发放，存档一份，发放试制车间两份，并严格执行ZJ-QGZ/YF03-2004《技术保密管理规定》中规定的加封、启封程序。 凡属受控的技术资料复制件，下发时均需加盖“受控”印章和发放日期章（成册资料只在封面上盖章，单页的则应逐张盖章）；未盖“受控”印章的资料均为非受控文件不能用于指导生产。 因生产急需等特殊原因，允许使用复印的或计算机绘制的白图，但下发时必须加盖“受控”印章和发放日期章，同时资料室应予以登记，用完后立即收回销毁或做其他妥善处理，并销账。无“受控”印章和发放日期章标记的图纸，试制车间可拒绝接收和加工。 技术资料复制件的使用管理 试制车间生产和工作使用的技术资料，由其资料管理员到技术中心资料室统一领取，并办理领取手续。如有特殊情况，需其他人传递的，应在技术中心资料室登记，并在“技术资料下发试制车间记录单”（格式见表5）“传递人”处签名，技术中心收到有车间资料管理员签名的回单后予以销账。研究院和总部之间的资料传递，由技术中心资料室执行密封程序、出具文件清单，并在资料室建立账目，收到总部接收人签字的回单后才予以销账。 试制车间资料管理员负责本部门图纸资料的登记、分发、保管、借阅和作废更换等工作。各所技术资料的使用实行到技术中心资料室借阅的方法。 设计人员借用图纸资料应办理借阅手续，借阅前必须经过技术中心负责人批准，一般借阅时间不得超过一个月，资料管理员应督促借阅人员如期归还。公差、探亲、节假日之前，除加班时需要资料外，应将所借资料全部归还，归还图纸资料时，资料管理员应检查其完整与清洁情况。“技术资料借阅登记表”格式见表4。 图纸资料借阅人负有保持资料完整和安全的责任。禁止在图纸资料上任意涂写、修改或加注标记符号，禁止私自折卷、描绘、拍照和扩散，违者要按有关规定进行处理。 图纸资料因玷污、破损等原因影响使用时，应由资料管理员归口办理复制更换手续。 图纸资料严禁各部门任何人擅自复印，特殊情况需复印时，必须征得部门领导同意并报资料室备案。 因外协加工需要的图纸，由试制车间资料室发放，由其全权负责对这类图纸的登记管理。外协完毕要把图纸追回，如图纸无法追回要说明理由，技术中心资料室要定期给予检查