光伏发电项目档案文件管理制度.pdfVIP

为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现

项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规

范化，制定此管理制度。请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理

1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。

二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理

1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运

转工作。

2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料

员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单

位负责文件资料的运转-传递-返还。

项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，

具体要求如下：

1.项目文档实行闭环管理。文件形式上的闭环是要求表式

的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖以下

空白”印章。文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回

复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更

和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。要求一份通知单对

应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原

文编码。

2.归档文件应为原件（正本）。热敏纸、传真件不能做为

原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，

但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件

上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就

规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等

主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办

人签名。

3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。原件

只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材

料质量证明文件等。

4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手

续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用

盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。文件不

能涂改，不允许用涂改液修改或橡皮擦改。要求编写页码，不

能有断码，有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。

5.归档文件要求是最终的有效版本。

要求项目文档管理必须做到三同步”和“三统一”。具体来

说，就是要求在工程开始时就与编制竣工文件同步进行，各参

建单位进场后就要求编制竣工档案工作计划，认真研究监理部

下发的项目竣工档案管理细则，明确组卷的原则、方法。

2

文件的设备必须符合标准：打印必须是激光印字机，复印机、

扫描仪符合质量要求。签字要用碳素墨水，杜绝铅笔、圆珠笔

字迹。禁止用复写制成文件。

3．重大施工方案可以先报一份方案内容，待评审后专业

人员出评审记录、参评人员签到表（原件）返回施工单位，按

评审意见修改后正式报审。执行监督反馈程序，对报审的资质

一定要在有效期内，工器具校验、检验记录要在检验有效期限

内使用。

4．确保项目文档的准确性，要求在填写验评记录、施工

记录过程中，应该填写数据的地方必须如实填写数据，不得以

符合规范标准”、“符合厂家要求”之类的文字替代；要求填写

试验报告的要填写报告的真实编号，并保证能查得到。日期也

要注意填写标准，按四位年、两位月、两位日填写。

5．表格纸张要求70g以上纸，规格为A4（210㎜×297

㎜），文件幅面为A4规格，文件装订边距一般要求：横排版

㎜（上、左）、20㎜（下、右），竖

排版心与打印纸的边距为25㎜（上）、20㎜（下）、25㎜

（左）、20㎜（右），页脚1cm。案卷内工程文件材料必须

采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，

小四，1.5倍行距。填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写、

齐全，并标明日期。

2.在工程进行中，必须与竣工文件的积累、整编、审定同

步进行。按照监理部门管理程序规定，施工单位应在工程正式

开工前一个月内完成施工组织总设计、专业施工组织设计、重

大项目的施工技术措施和方案的编制工作。施工单位必须在单

位工程开工前七天完成单位工程开工报告、施工作业指导书和

施工质量验收项目划分表的编制工作。供货商必须在主要材料

进场前报审