OA需求分析和总结.docx

OA系统需求设计

人力资源

人力资源信息的自动化管理是ＯＡ软件的基本功能之一。人力资源子系统能够迅速准确地向公司决策层提供全公司员工的背景与现状资料，以便决策层更合理地使用人力资源，更大限度地发挥员工的才能。同时，通过权限设定，可任意设定任何员工对任何范围的各种人力资源信息的访问权限，很方便地即可实现人力资源信息的共享与管理。主要功能包括以下

几点：

机构信息：

此模块面向集团应用，管理公司的的各分支点部门和机构。（只有管理员才有相应的权限进行添加或删除机构信息。）

部门信息：

管理各分支机构的所属的部门信息，包括各部门的联系人、电话号码、传真、地址等。只有管理员可对部门信息进行增、删、改、查等操作。其他人员只能看到相应权限的栏目。

员工信息：

将员工的基本信息、福利待遇、个人状况、学历背景以及履历、档案、合同等信息有机地组织起来，并提供了简捷明了的检索、录入和修改的手段。

员工照片：

提供以员工照片的形式浏览员工的基本信息，可按机构、部门和单个员工来进行查阅详细信息资料。

员工搜索：

在搜索员工页面中，可按员工的所在机构、部门来进行查询。在搜索选项中，可以用包括了员工的基本选项、学历信息、福利待遇及合同信息选项作为条件，来对员工进行进一步的查询。

权限设置：

针对人事信息要求具有保密性这一特点，系统提供了灵活的访问控制权限设定方法，确保了人力资源信息的安全。设置不同机构或部门的管理人员（管理员），如：人事部管理人员是张三，张三就有权查看和修改人事部有关人员基本信息；或下属机构还有人事管理，可以设置他有管理所属机构人事权限。

文件管理

随着信息技术的普及，越来越多的公司开始使用电子媒体替代传统的媒体存储各种文件及其技术资料。主要功能包括以下几点：

文件管理：文件管理子系统为单位内的各种电子文件提供了集中、统一、安全的管理功能。使用文件管理子系统，员工可以在任何时候、任何地点方便、快捷地使用在工作中需要用到的各种文件以及技术资料，减少了以往繁琐的文件保存及查找流程，提高工作的效率。提供方便灵活的权限设定方法，可按文件夹、文件设定访问权限，确保文件信息的安全。

文件搜索：提供方便灵活的全文文件检索功能，可以按所有者、文件名、关键字等进行全文和文件检索。

回收站：用来存放被删除的文件及文件夹，主要防止有时误操作的补救。如果回收站的文件和文件夹被再次删除，文件将被永久删除。

邮件管理（重点）

随着因特网的普及，越来越多的人使用电子邮件进行信息交流。由于电子邮件便捷的特点，在公司内部的员工之间以及员工与客户之间，常常使用电子邮件进行联系和交流。电子邮件已经成为企业办公自动化中非常重要的一环。主要功能包括以下几点：

收件箱：用户接收员工或者客户发给自己的邮件。并且可以根据发件人的性质定义发件人是否为垃圾邮件，可以把发件人收录在通讯录里，供下次发邮件时选择。

撰写邮件：提供发邮件的功能，并可以同时发送多个邮件。（收件人地址可以从通讯薄中读取）

发件箱：已发送的邮件。

草稿箱：暂未发送的邮件。在撰写邮件的时候可以保存为草稿箱，保存为草稿箱的邮件可以再次编辑发送。

垃圾箱：若邮件被定义为垃圾邮件，当下次再次接收到此发送人的邮件，自动设为垃圾邮件。

回收站：用来存放被删除的邮件，主要防止有时误操作的补救。如果回收站的邮件被再次删除，邮件将被永久删除。

通讯薄：用户可以建立的通讯簿，并可以从通讯簿中选取人员作为收件人地址；可以在通讯簿里详细备注人员的其它信息，如地址、姓名、所在单位、联系电话等信息；并可以进行归类，如朋友通讯组、客户通讯组、公司通讯组的管理功能。

工作流程管理（重点）

在工作团队中，某项决定的作出，常常需要有关成员按照一定的顺序审批提案人提出的申请，以得出最后结论。例如，市场部年度营销计划的确定，需要市场部的营销计划作成者先提出申请，再由各有关人员逐个审批决定。诸如此类的工作流程在每一个公司内都很多。对各工作流程的信息管理就显得格外重要。主要流程包括以下几点：

我的批复：

公文预览：公文预览存放需自己批复但顺序未到自己的公文，含代批公文。

收文一览：存放等待自己批复的公文，含代批公文；审批人可以根据

情况批复意见，如不符合可退回给申请人。

已批公文：存放自己已经批复的公文，含代批公文，有履历功能可查

我的申请：

公文历史记录。

发出公文：存放自己已经发出等待他人批复的公文，你可以看到审批过程情况，如领导在什么时间审批及批注；或哪个环节没有审批，及没有审批原因。并且用户可以调用和套用公司的常用模板，并且用户可以调用公司标准流程和自定义流程。

申毕公文：存放自已发出的，已被他人审批完毕的公文。

被退公文：存放自已发出的，被退回的公文。公文一旦被退回以后不能编辑再次申请。

撤销公文：存放自已已撤消申请的公文。公文撤销可