实验室程序文件.doc

Q/SH 永吉县畜牧局农畜实验室管理体系文件 Q/SH002006 程序文件 文件控制与维护程序 版次：A/1 页次:1~4 编制: 日期: 审核: 日期: 批准: 日期: 受控印章: 持有人: 2014年1月5日发布 2014年1月10日实施 永吉县畜牧局农畜实验室程序文件 文件编号: 文件控制与维护程序 第X页共X页 第A版 第X次修订 颁布日期 年 月 日 目的 对本站质量管理体系所要求的文件(包括资料数据及需要控制的外来文件及标准)进行控制和维护,确保本站及有关场所使用的文件及资料为最新有效版本. 适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制和维护。 职责 质量负责人负责本站质量管理体系文件的管理,包括本站的质量手册、程序文件、作业文件和外来质量文件，如技术标准、技术法规、计量检定规程等的控制和管理； 技术负责人(业务室)负责外来技术文件的控制和管理； 各职能部门的专用文件及资料由各职能部门自行控制保管； 档案室负责所有文件的存档。 程序要点 文件的分类 本站编制的文件 本站编制的管理体系文件(如质量手册、程序文件、作业文件等)； 本站编制的各类一般性技术文件(如请示、报告、总结等). 外来文件 外来质量文件(如国家及上级机关办法的有关法规、法令、政策以及行业可直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等)； 外来技术性文件(如上级批示、指示和委托方提供的资料、信函及传真件、电话记录等)； 外来图书和技术资料 文件的受控和非受控 文件上加盖“受控”印章的文件为受控文件。本站编制的管理体系文件(如质量手册、程序文件及作业文件等)和国家现行有效的相关法规、法令、政策及行业和当地需直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等质量文件、属于受控文件； 不加盖“受控”印章的文件为非受控文件。本站编制的和外来的一般性技术性文件，均属于非受控文件，执行一般性技术文件管理规定管理。 4.2 外来文件的接收 (1) 凡外来文件先由资料信息员接收、登记，填写《外来文件等级表》； (2) 文件先由站长或技术负责人批阅，提出处理意见，填写《文件处理表》； (3) 按处理意见送至传阅人或执行人(如，需要文件可复印，留于传阅人或执行人处使用)； (4) 文件原件和《文件处理表》，由资料信息员分类存档； (5) 如外来文件属质量文件，还应交质量负责人按受控文件处理。 4.3 文件的编制 (1) 本站管理体系文件的编制按《管理体系文件编制与管理程序》规定分工负责； (2) 一般性技术文件由相关部门和相关人员编制。 永吉县畜牧局农畜实验室程序文件 文件编号: 文件控制与维护程序 第X页共X页 第A版 第X次修订 颁布日期 年 月 日 文件的编号 本站所有管理体系文件均按《编号管理规定》Q/SH003.004进行编号； 本站编制的拟发放技术性文件，按本站发文编号进行编号； 本站图书和技术性资料按本站图书资料编号。 文件的审核、批准和发布 本站质量手册由质量负责人审核，站长批准、发布； 本站程序文件、作业文件等管理体系文件由质量负责人审核，技术负责人批准、发布； 本站一般技术性文件由技术负责人(业务室)组织编制或由相关专业组编制。 文件的发放 受控文件的发放 受控文件由质量负责人按需求分发至部门及有关人员，并填写《受控文件发放与回收登记表》，领用或借用人签字； 受控文件破损影响使用时，可由各部门向质量负责人申请置换完好的有效文件，但必须上交破损的有效文件并由质量负责人销毁； 如受控文件丢失，应想质量负责人提出书面申请，经批准后由质量负责人补发，丢失的文件一旦找回，应立即上交质量负责人并销毁 一般性技术文件的发放 一般性技术(如请示、报告、总结等)发放前，应填写《发文审批表》，说明主送、抄送、拟稿人、核稿人等，随文送至站长或技术负责人审批； 经站长或技术负责人审批后，由资料信息员填写《发文登记表》，划密，并按审批发放范围发放，原文需按类归档。 文件更换和换页 如本站管理体系文件需修改，应按《管理体系文件编制与管理程序》Q/SH002.001执行。 文件的换版与作废 有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废。按原发放范围、发放程序换发新版本文件； 换发新版文件时，原版次有效文件由各组收回交自含