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HFT3741 策划会议 第三部分 行政及后勤 第十一章 报名及住房内容 预会公告登记表 资料登 记费用 预登记 现场登记 登记流程自动化 住房预会公告四种方式 邮件 网站 邮寄提前会议公告元 素 会议名称、日期、地点、组织名称和徽标、网站链接。 站点信息、地图和酒店宣传册或网页；会议目的、议程信息、议程。 根据类别收费，例如会员费、提前注册费。 计划内容 登记数据和表格 酒店信息 旅行安排 登记表数据 登记表可能包括： 姓名、职务、隶属关系、地址、电子邮件地址、 或传真号码、会员类别、所需的研讨会、社 交功能、可选活动、付款方式、特殊医疗或饮食需求。 例如。注册表模板 策划者如何使用注册数据 会议之前 会议之前，可以将数据提供或出售给参 展商或广告商，以便他们宣传自己的公司、产品和服务。 在会议期间用作媒体的宣传工具，以获得组织、赞助商和参展商的媒体关注。 大会结束后 用于更新协会会员记录、招揽新会员或出售给感兴趣的各方。 注册费 早鸟预注册价格（活动前几周或几个月） 协会会员可以享受协会会议折扣 并非所有会员都会支付相同的价格。例如。 2007 年 PCMA （专 业会议管理协会）收费： 专业会员 （会议策划者）$640； 供应商（酒店销售人员、CVB）740 美元； 大学教职员工 430 美元，学生会员 220 美元。 注册费 预注册截止日期之后 所有价格都会上涨。 例如。 2007 年 PCMA 增加了 50 美元至 100 美元 VIP、新闻界人士、演讲者和当地政要通常可以免除注册费。 预注册 这是在活动开始前数周或 数月为与会者进行注册的过程。 对规划者的好处信息—有关房间容量； 预付费—缴纳押金 预登记可以减少登记区的拥堵和等待时间。 预登记表 会议名称、日期和地点 人员姓名和职务 公司名称和地址 、传真和电子邮件地址 费用类别（会员、非会员、学生）和费用 其他宾客登记 早鸟截止日期 政策关于付款方式（支票、 汇票、信用卡、电子支付）和接受的货币 取消和退款政策 住宿信息 官方航空公司信息 特殊饮食调 整请求 特定会议的预订 参加需要额外费用的辅助活动 现场注册 与会者访问登记柜台并出示身份 证明和登记确认书；登记人员将向与会者提供徽章和持有人、会议议程以及任何其他材料。 如果涉及贸易展览，则有单独的参展商注册区域。 自动化注册过程 自动注册 基于 PC 的注册软件 基于 Web 的注册系统 范围从简单的表格到安 全的主题活动网站。 请参阅附录 B 了解软件和网站列表 (P366) 住宿 四种住宿方法 与会者自行安排 - 未协商价格 与会者自行安排 - 团体价格在特定酒店协 商 规划师通过房间清单安排所有住房 第三方房管局（外包公司） 注册和住宿公司 有些公司专门处理会议注册和住宿。 Allmeetings MPbid Passkey StarCite 房间组与消耗房间组 将保留一定数量的房间，并根据 与会者的要求从该库存中减去房间。这些房间被称为 “BLOCK”。 损耗 被封锁的房间和 “拾取”（实际使用）的房间之间的差异称为… 如果 100 个房间被封锁，而 75 名与会者出席，则计划者可能要承担 25 个空置房间的部分（或 全部）费用。 解决方案 在酒店合同中确定审查日期。规划师可在特定时间减少或增加一定比例的房型 审核提 前会议公告 登记表 数据登记费用 预登记 现场登记 自动化登记流程 住房审查和讨论问题的四种 方法 1. 规划者如何在会议之前、期间和之后使用注册数据？ 2. 预注册如何协助策划者筹划会议？ 3. 描述四种不同的住房方法。 4. 外包会议组件（例如住宿或注册）有哪些好处和限制？ HFT3741 nning Meetings Part I Administration & Logistics Chapter Eleven Registration and Housing Contents ◼ Advance Mee