2022《参会客人的详细接待方案》.docx

拟定参会客人的详细接待、安排计划 在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划: 10.1参会客人及陪同人员住宿安排 10.2参会客人餐饮安排 10.3参会客人行程安排 10.4会议结束后活动安排 10.5会议前、中、后陪同人员的安排 10.6参会客人的接站工作安排 10.7会议期间与客人协调工作 10.8突发事件应急处理工作、人员 11.会议现场的工作安排 在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。并将结果及时汇总汇报给总指挥 11.1参会客人、陪同人员、工作人员房间 11.1.1所有房间内情况的落实 11.1.2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示 11.1.3制作好房间人员入住空表格 11.1.4会议秩序册送到参会嘉宾房间 11.1.5水果、鲜花送到参会嘉宾房间 11.2会场的布置，会场内设备的调试 11.2.1会场内座椅摆放整齐，布局合理 11.2.2会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴牢固 11.2.3会场内投影仪及幕布调试无误 11.2.4会场内所有麦克风、音响调试无误。 (保密会议不能用无线麦克风) 11.2.5会议讲演用电脑和资料联机调试无误 11.2.6会场内灯光、开关、电源及插板的落实 11.2.7会场用打印机和纸张落实，联机调试无误 11.2.8会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误 11.2.9会议场所各指引标示的落实 11.3会议所有物品、资料的到场、分装整理 11.3.1会议所有物品指定规放位置 11.3.2会议用各物品及时购买，分装整理好 11.3.3会议用所有资料进行标示、并盖好图章 11.3.4会议用的物品(文件袋、笔、软皮本)检查无误分装入袋 11.3.5会议用产品资料分装入袋，并做好发放人员编号表格 11.4参会客人的桌牌、会议牌制作 11.4.1由会议总指挥对参会客人座次进行排定 11.4.2核实所有桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐 11.4.3依照参会人员数量制作相应会议牌 11.4.4按照公司会议人员制作相应会议牌 11.5会议过程的摄影、照相安排。 11.5.1人员的确定 11.5.2各重要时刻的摄影、照相确定 11.5.3合影留念的场地确认 11.6会议用车的安排 11.6.1确定好参会客人车辆到场时间 11.6.2确定好参会客人车辆行走路线 11.6.3确认好接机、接站车辆、时间、人员。 12.会议现场外工作安排 在会议前一日对下面工作完成，并由外场工作负责人进行检查，并将结果及时汇总汇报给总指挥 12.1现场设备的调试、主会场的布置工作 12.2会议用各物品的采购工作 12.3公司人员、设备、资料和物品的运送到会议现场 12.4会议期间天气情况及物品的准备 12.5药品准备 12.6会议期间道路通行情况 12.7主会场及入住酒店附近核酸点情况 13.工作人员的仪容仪表要求 (二)会议中期工作 会议期间每天晚上各会议组组长将情况向会议总指挥进行汇报，并按照会议总指挥要求做出第2天工作安排 1.检查工作 由会场工作组组长随时对下面工作进行检查，并根据情况及时安排 1.1工作人员、设备、资料和物品的情况 1.2会议用水果、酒水、物品、礼品的购买、分装、整理情况 1.3主会场情况 1.3.1活动用矿泉水、纸、笔的落实，并在会议前30分钟摆放到位 1.3.2活动用茶水、茶杯的落实，并在会议前30分钟准备好 1.4活动用车、摄影、摄像人员的落实和通知情况 1.5参会人员的接机、接站工作安排情况 2.迎接工作 2.1接机、接站参会人员工作安排 2.1.1将参会人员的到机场、火车站进行时间排序 2.1.2落实好接待参会人员的司机和车辆 2.1.3定好到达酒店门口迎接的准确时间 2.2宾馆门口迎接参会人员的安排 2.2.1由司机将接到参会者的情况及时通知会议总指挥 2.2.2由总指挥根据参会者到达酒店的时间，指定负责人安排工作人员在门口迎接 2.2.3组长对工作人员进行分工安排，指定负责接待、签到、注册登记、酒店房卡及餐券发放的工作人员 2.2.4组长随时保持与会议总指挥的联系，在得知参会者到达酒店前十五分钟通知工作人员到门口等侯，并准备好接待工作 2.2.5准备好参会者房卡:房间人员入住表格;各车辆内的参会者情况落实工作 2.2.6司机将车开到酒店门口，由酒店服务人员将车门拉开并站立一旁。参会者下车时，主要接待人员上前迎接问候，并引领参会者到登记工作人员处 2.2.7由登记工作人员进行来宾身份确认，发放房卡、餐券 2.3与对方协调人员的沟通、落实人员到场情况 2.3.1实到参会人数 2.3.2参会来客情况。 2.3.3参会客人身体状况。 2.3.4参会客人有无其他要求。 3.领导会面工作 3.1主办方领导与参会嘉宾的会面安排 3.2参会人员入住后走访、交流工