公文流转与归档课件.pptx

;一、什么是公文;公文的功能 是指公文在公务活动中发挥的实际效力。公文是在公务活动中产生的，其最大的优势在于突破了管理活动的地域、层次和时间的限制，更加准确、规范地传递管理指令及各种信息。 公文的基本功能 公文的具体作用; 公文的基本功能 公务管理的工具 社会沟通的手段 ;公文的具体作用 策令作用 规范作用 宣传作用 联系作用 凭证作用 ;二、公文处理;公文发文处理程序 交拟（交办）、议拟（拟办）、撰拟、审核、签发、印制、用印 ;;公文收文处理 是收受公文并从中提取有关信息，处理各种公务的活动，是收文机关履行其法定职能，使公文产生实际效用的过程。其范围包括机关自收到公文直至阅办完毕的全部过程。具体工作环节有：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等。 ;; 办毕公文处置 是指社会组织内部决定与安排办理完毕公文归宿的活动。包括立卷归档、清退、销毁、暂存等不同方式。 销毁无用文件 清退文件 暂存文件 文件立卷归档;（一）文件归档责任——文件形成者 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全完整。企业各职能部门、项目承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时，应注意履行有关档案工作职责：1、应注意文件材料的收集积累2、应按单位确定的文件整理办法进行预立卷3、应注意将预整理的文件材料及时移交归档。;（二）文件归档要求 1、归档文件应完整、准确、系统。 2、归档文件的制作和书写材料应有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等，如是复写纸或热敏纸，应复印后一并保存。 3、归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（标明原件去向） ;4、非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 5、归档??件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可是当增加份数。（如电子文件） ; 6、两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存部门与所承担任务相关的文件。 7、文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（附录）。重要项目文件归档时应由项目管理编写归档说明，并经项目负责人审核签字。（与档案部门的交接表）交接表一式两份，文件形成部门与档案部门签字后各存一份。 ; （三）文件归档时间 归档时间是指文件材料的形成部门按照一定要求进行整理后的应归档文件向企业档案部门移交的时间。 归档时间主要有两种：定期归档和随时归档。 ; 定期归档是指按照有关规定，企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档，这是企业文件材料归档的典型形式。管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。 ;随时归档是指在企业文件形成时就将其归档，或处理完毕后立即归档，临时归档、即时归档都属于此种方式。这是收集文件材料的补充形式，也是确保企业文件材料完整、准确、系统的有效方式。产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此方式。 ;各种文件的具体归档时间;2、科研开发、项目建设文件的归档时间：应在项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档（产品生产及服务业务应定期或按阶段归档） 结合各种科技类文件形成特点，其归档时间可分为以下几种类型： ;（1）按项目结束时间归档（即在项目鉴定、竣工验收前归档） 按项目结束时间归档，是指在一项科技、生产活动（如一项科研课题、一个新品生产、一个基建项目等）结束后，把有保存价值的科技文件经过系统整理后及时归档（该项活动才算最终完成）。一般来说，形成周期不太长的科技文件，较适于采用这种方式归档。 ;（2）按工作阶段归档 形成周期较长的科技文件，可以按科技、生产活动的完成阶段归档。 ;（3）按单（子）项结束时间归档 大型项目或研究课题，往往由若干个单项工程（子项或子课题）组成，当一个单项工程（子项或子课题）结束后，即可先行归档。 ;3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件归档时间：随时归档。 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件，日后都将