《会展项目策划与组织》模块七 会展项目实施与现场管理12.10(1).ppt

旅游服务商 这些商务人士在展会后选择旅游，一般是出于以下两个目的： 一是希望到一些产业集中的地区和市场进行实地考察，了解当地的市场行情和商品信息，寻求商机，即商务考察旅游； 二是希望到当地著名的风景区适度放松心情，即观光休闲旅游。 为了提高参展商和专业观众对会展项目的满意度，举办机构可以将展会后旅游作为一种附加服务，为有需要的参展商和观众提供必要的协助和便利。为了保障参展商和观众的旅游服务质量，选择专业的、有资质的旅行社非常重要。 任务二 管理会展项目团队 餐饮服务商 为提升参展商和观众的参展体验，需提前筛选餐饮服务商，并做出合理的餐饮服务安排。 一般情况下，举办机构解决展会餐饮问题有以下3种方法： 方法一：选择质量合格的餐饮服务商进行配送。 方法二：推荐展馆周边的一些餐饮设施。 方法三：将上述两种方法结合起来。 任务二 管理会展项目团队 接待酒店 会展项目是人员密集型的大型活动，在开展前后几天内，少则几千上万人，多则几十万人聚集在会展项目举办地。 如此多的人要解决住宿问题，必然需要举办机构的相关指引，尤其是那些对举办地不熟悉的外地人和海外参展商。 需综合考虑以下因素： 任务二 管理会展项目团队 展览项目的主要资料 会议项目的主要文件 展览项目的主要资料 为了做好对主要参与者的服务和对展会有效地进行管理，办展机构往往会将一些重要的信息编写成相关文件资料，并分发给参展商、观众和媒体。 既可以让参展商和观众更直观、更便捷地获得有价值的咨询，又节约了举办机构的用于客户咨询方面的成本，提高了工作效率。 目前，绝大部分展览都会提供参展商手册、展会参观指南、会刊、展会证件及门票等重要资料。 任务一 了解会展项目的主要资料及文件 参展商手册 参展商手册是将展会筹备、开展至展会结束过程中，参展商参加展会需要遵守的规章制度、需要注意的各种问题和其他展会提供的各项服务信息等汇编成册，方便参展商进行参展准备的一种正式文件。 该手册不仅包括各种展会相关资讯，如展会介绍、展区分布、展会各类服务的资料等，还包括参展期间的一些约束性管理制度。 参展商手册既是参展商参展所必需的服务手册，也是办展机构对参展商进行有效管理的指导性文件。 任务一 了解会展项目的主要资料及文件 参展商手册 早期，参展商手册以纸质版较多。现在，电子版的参展商手册已成为主流。办展机构都要确定参展商收到并清楚参展商手册的使用。 内容主要包括：前言、展览场地的基本情况、展会基本信息、展会规则、展位搭装指南、展品运输指南、展会旅游信息、相关表格等。 参展商手册应包含参展商所关注的展会信息、所必须用到的资料表格和参展商容易忽略的注意事项等，其他内容则可根据需要酌情增加。 任务一 了解会展项目的主要资料及文件 参展商手册 参展商手册的编写必须做到： ① 内容全面，实用性强。 ② 简单明了，便于查看和查询。 ③ 兼顾内容的专业性和版面的美观性。 ④ 考虑国外参展商的需求。 参展商手册一般都需要提前编制，以便展会招展工作的正常开展。 在参展商手册编制完成后，通常会在展会官网上发布电子版，以供参展商和其他有需要的人士下载查阅。 纸质版的参展商手册，则可以根据参展商的需求进行邮寄。 任务一 了解会展项目的主要资料及文件 展会参观指南 展会参观指南是办展机构编制的用于指引嘉宾、观众、媒体等参观展会和参与展会活动的一种正式文件。 包括以下几个方面： ① 展会基本信息：包括展会名称、时间、地点、规模、办展机构、展品范围及特点等。 ② 展区和展位划分与安排：包括展会的展区展位划分图、各展区的位置及范围、各参展企业名单及其展位号一览表、知名参展企业的名称及具体位置等。 ③ 相关活动日程表：以表格的形式列举展会同期相关活动信息，包括活动具体时间、地点、主题、主讲人等信息。 ④ 其他相关图表：主要有展馆交通信息、展馆平面图、各服务网点设置等。 任务一 了解会展项目的主要资料及文件 会刊 随着会展业的发展，目前展会的会刊除了参展商信息外，还包括一些行业前沿资讯、展会介绍及各类参展商广告等，这样不仅增加了会刊的专业价值，还为办展机构带来了不错的项目收入。 对于参展商而言，会刊提供了大量的行业信息，通过查阅会刊，可以快速了解行业市场情况； 对于观众，尤其是专业观众而言，会刊能够帮助他们快速检索参展商，也可以作为其供应商的集合资料加以保存。 会刊的内容一般较为固定。。 任务一 了解会展项目的主要资料及文件 会刊 会刊的编写是一项非常烦琐且细致的工作，要经历封面封底设计、会刊素材征集、会刊内容编排、校样审核、排版印刷等步骤。 会刊可以是电子版的，也可以是纸质版的。 会刊有免费赠送和定价出售两者发放方式。 展会开展期间，在专业观众报到处或展会总服务台附近设置会刊发放点，用于赠送或销售会刊。 任务一 了解会展项