酒店行政部运作程序工作流程.docx

PAGE 1 PAGE 1 酒店行政部运作程序工作流程  酒店行政部运作程序及工作流程  程序化和规范化及科学管理的要求,行政部操作程序和工作流程主要包括:制作、档案、会议记录、调研报告、信访接待。  "备忘录"制作程序  酒店内部文件一律采用"备忘录"格式(对外的联络或报告以其他规定格式);详细程序:交拟、拟议、撰议、审核、用印和封发。  一、交拟.  由总经理交拟撰写"备忘录"。撰稿人接受任务时,对撰稿中有关的问题和文项,应主动询问领导,明确指示。  二、拟议  拟议包括事先拟定撰稿提纲,收集有关状况,事例,数据等素材,有时还需要调查、咨询、开会、争论,最终形成撰拟提纲。  三、撰拟  "备忘录"稿完成后,应附上"备忘录"初稿,填写其中的"部门"、"致""报""事由""时间""编号"。然后送上级审核。  四、签发  以酒店名义的"备忘录"文稿,行政部经理签批后下发。部门撰拟的:部门对部门的"备忘录"带指令性的"备忘录"由指令部门经理签批。部门对本部门内的"备忘录"由部门经理签批  五、用印与封发  酒店印章用于对酒店上级主管部门的行文;酒店内部只用于总经理和行政部下发的文件,发文用印,应以总经理签发时签字为依据;总经理,经理印章可在相应的"备忘录"中使用。  会务组织工作程序  会议要经过:会议预案、材料预备、开会通知、会间、会后工作的程序。  一、会议预案  会议前制定会议预案包括:  会名→议题→会期→出席人员→议程→会场布置  二、材料预备  会议涉及的材料要完整的收集。  三、会议通知  会议通知要具备:时间、地点、议题、出席人员。  四、会前检查  会议之前做充分检查。  五、会间服务  会议期间,主要服务工作有:发放会议有关材料,会间支配茶水等。  六、会后工作  A、会议打算。编写会议纪要或简报,上报或下发。  B、向未到会议的同事传达会议概况和打算。  C、会议文件立卷归案。  D、对会议形成的决议,还要协调有关部门落实,并将执行状况报总经理。  文书档案工作程序  对文件的管理,归档的工作程序。  将处理完毕后的公文材料随时按类目上的条款归入卷宗,进行有条理的管理。做好系统排列并按次序编上代号,平常还包括收集文件,检查文件,确定归卷类目等。  正式立卷与归档有六个步骤:  A、检查、调整归档卷宗。  B、排列好卷内公文的顺序。  B、编写案卷标题。  C、填写卷内目录和备录表。  D、填写案卷封皮和装订。  E、案卷归档。  联络处制度股东制度能源制度  自动化制度船务制度艺术制度