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收发文管理制度 1 2020?年?4?月?19?日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 收 发 文 管 理 制 度 制作 审核 复核 批准 时间 2 2020?年?4?月?19?日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 为规范管理公司的收发文工作，确保文件能够及时上承下达，提 高文件处理效率，特制订本制度。 一、?收文处理程序 收文处理的程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文 件归档。 1、收文登记 凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、各种传真、信函等文件 资料，一律由前台文员负责签收，再根据文件内容进行登记（附件 一），并填写《来文处理卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分 流。 2、文件拟办意见 行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办意见。 3、文件阅批 收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办意见及时送呈公司 相关领导或部门阅批，阅批的文件应在 文件应于当日批后退回。 4、文件承办 3?日内签批并退回行政部，紧急 文件承办部门须遵照领导阅批意见办理，并 按规定期限及时办理完 毕。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。 需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交 行政部负责人签发上报。 5、文件归档 3 2020?年?4?月?19?日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 所有文件统一在行政部归档。 二、收文、传阅工作要求 1、对所有的文件、资料，由行政部委派专人负责登记和保管。要注重 收文工作的时效性，做到规范化、制度化。 2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。 3、对需急办理的文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报 相关领导。对领导批示急办的文件，有关部门要优先办理，并将处理结 果呈报相关领导。 4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文 簿上签字登记，以分清责任。 5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，及时归档。 6、所有收文均须在行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不 得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行 政部登记编号传阅，不得滞存。 7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私 自带到公共场所。 三、发文处理程序 公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文流程包括 :拟稿、核 稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。 1、拟稿 公司日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门的发文由各自 部门负责拟稿，其它有特殊性要求的文件由公司主管领导指定拟稿人。 4 2020?年?4?月?19?日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 2、核稿 “核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件 承办部门负责人依据相关要求，对草稿的观点、文字、体式、内容等进 行全面的审核。 3、校对 校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要 工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进 行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认 真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 4、签发?(详见附件四?) 以公司名义发文时都必须由公司总经理签发，其它各职能部门对部 门内发文可由部门负责人签发。文件经领导签发后，即成为最后定稿。 5、编号?(详见附件六?) 文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应 按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发 文序号三部分组成。 6、印制 即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到： 1?）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确 需改动的要报经签发人批准。 2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。 3?）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底 5 2020?年?4?月?19?日