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期货经纪公司行政部管理制度 为了加强公司行政管理，增强纪律性，维护本公司的声誉和形象，经研究，特制定以下规章制度。 （一）劳动制度 1、全体员工必须遵守及服从中华人民共和国的法律，法规与政策。 2、职员在办公时间，必须坚守岗位，因业务需要有事外出须告之部门经理，部门经理外出，须告之办公室。 3、自觉维护整洁、良好的办公环境，上班时间禁止在非吸烟区吸烟。 4、工作时间内禁止聚集聊天、办私事、吃零食、大声喧哗、打闹嬉戏。 5、工作时间不允许私人奉客，如需接待私人来访者，应经部门经理允许。 6、工作时高度集中注意力，行走坐立要讲究风度仪表，始终保持良好的精神状态。 7、办公区内职员衣着应正规、合体、协调大方，禁止穿破、烂、脏的服装，男职员不穿无领衬衫和短裤，上班应系领带，鞋子保持干净、光亮。 8、男职员不得蓄长发，发长不盖耳，胡须要经常刮理干净，女职员提倡淡妆。 9、接待来访者要主动、大方、热情，使用“您好，再见”等礼貌语言，遇有询问应耐心诚恳解释，如自己不清楚，切忌信口开河，应主动将其引导给了解情况的人员，但应十分注意严守公司机密。 10、在接待访客或工作洽谈中，避免使用消极语汇，炫耀意味的形容词，更不得使用粗俗、污秽语言，在任何情况下都不得同外来人员吵架斗殴。 11、洽谈业务或回答有关询问时，应根据公司的工作原则和规定予以答复，不得擅自提出答复意见或代客作主，当谈话涉及其它企业、单位、个人时，避免厚此薄彼。 12、接电话时，语言简明扼要。 使用礼貌语言，主动报予公司名称，使用开头语：“您好，DH公司”； 对自己不熟悉的业务事项，应尽快找熟悉情况的人接听； 要找的人不在时，作好记录并及时转告； 尽量放低声音，以免影响他人工作。 13、私人电话尽可能简短，更不应在电话中闲聊，因私事挂长途，应事先填写申请单并报上级负责人批准，电话费自理，一经查出核实有违反此例者，按电话费的3倍予以罚款，而且写出书面检查，情节严重者，如态度不好，或经教育不改者，则令其调离公司。 14、接待来访者须在接待台办理手续并在洽谈室谈话，未经相关部门负责人允许，不得将外来人员随便引入交易厅、办公区、操作间。 15、个人物品不得随意放置，必须存入合适的箱柜内，严禁随地吐痰，乱丢纸屑或其它杂物，下班前清理文件，锁入文件柜，保持桌面整洁，关闭照明灯及门窗。 16、爱护公司财物，不得随意损坏、丢失、浪费各种办公用品。 17、公司潜在客户由市场开发部统一接待安排，有关后勤保障、人事应聘、办公用品来访者由办公室统一接待安排，交易部职员上班时间应潜心研究市场，不得串岗，当有客户询问市场情况时，应认真、耐心地回答询问，任何人不得在前台逗留，影响公司形象。 18、遇事为自己着想，也为他人和公司着想，待人真诚坦率、光明磊落、有意见当面提出，不在背后议论事非长短，维护自己及他人的个人隐私权。 （二）文件管理 1、设有专用电话及传真，及时收集（发送）有关单位的业务传真（文件、公告、通知等）。 2、凡各部门代表公司与外界处理业务的相关文件、合同等，都需在市场部备案、存档，做到文件集中统一管理。 3、对公司的文件进行分类、编号、整理、归档。 4、为了表明文件的郑重、正式性及文件的权威性，公司内部各部门不得擅自签发文件，必须通过正常的手续上报公司领导批准到行政部登记文件号后，方可作为公司的文件正式签发。 5、文件签收与发送： 收到文件、通知、公告等及时做好登记工作； 其它部门收到的文件、通知等有责任立即与市场部联系，以免出现文件丢失及时间性带来的风险； 根据文件的内容、级别分别送入相关的部门，具体收件人必须有签收记录。 6、文件的追踪：凡收到文件必须予以答复的，应有义务询问落实的情况。 7、文件的保密：文件即有时效性，同时许多文件具有保密性，与之相关的工作人员应做好保密工作，若有泄密，当事人应负有全部的责任。 （三）办公用品采购领用及管理 1、各部门需购置大件办公设备及用品要预早做好计划，并在每月25日前将本部门下月所需要的办公用品计划报送办公室，由办公室统一申报公司主管领导审批后可采购，使用部门要指定专人负责办理签领手续。 2、对日常需用的办公文具（如：便笺、信封、新纸、笔、本、胶水、钉书钉、大头针等等）请于每周末下午办理签领。 3、对价值稍高的办公用品，经主管领导批准领用登记入册，调动前应办理退回或移交手续。 4、各业务部门凡需要印报表、表格、资料等印刷品，必须提前三天通知办公室，方可确保使用日期。（如需要特殊印刷或大批量印刷的，要提前一周通知）。 5、各部门若需打印资料、文件等，应交办公室，按轻重缓急，先后次序安排打印。 （四）车辆使用 1、各部门公务用车，必须事先填写派车单，注明用车事由、地点、时间，并经主管领导签字同意后安排派车。 2、车辆驾驶