医院档案工作管理制度.doc

医院档案工作管理制度 依据《档案法》，结合医院实际情况，制定本制度。 （一）总则： 1.医院各类档案（病历除外，下同）实行统一管理，建立综合档案室。 2.档案工作受总经理领导，日常工作由院办公室管理。 3.综合档案包括：文书档案、医疗档案、科技档案、经营档案、市场企划档案、人力资源档案、基建档案、设备档案、会计档案、电子档案、声像档案、实物档案等12类。 4.院办公室秘书为综合档案室兼职档案员，各单位指定1名人员为本单位兼职档案员，兼职档案员应保持相对稳定。 （二）档案整理： 1.各类档案（除病历以外）由综合档案室统一收集、整理、归档、保管。 2.任何单位和个人都不准私自保存、销毁应归档的文件材料。本院工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件材料 ,必须及时向兼职档案员移交。 3.各单位要把文件材料的积累、移交纳入本科室的职责范围，负责对本部门文件材料的积累、保存、整理、移交。档案人员要及时收集各类档案材料，每季度归整一次，避免档案资料失散丢失。 4.每年形成的会计档案由资财部按照归档要求，整理分类，装订成册，专柜保管。于第二年三月向综合档案室交付案卷目录，第四年三月移交档案。 5.合同（不含人力资源合同）、离职员工档案等随时交综合档案室。 6.除上述第5、6款规定的档案以外，各单位档案按年度上交，本年度档案于第三年的三月将档案材料整理完毕后移交综合档案室，办理交接手续。 7.各类档案的归档范围见附表1—12。 8.为提高移交的合格率,各科室在移交档案前,需告知综合档案室进行质量检查，凡发现有不合格的档案材料,必须进行重新整理。 9.整理归档的各类档案，必须保证齐全完整、分类清楚，符合档案形成规律。档案室的档案资料要按门类和裁体进行科学分类、排列、编号 , 档案柜架要排列有序。 10.综合档案室要建立健全档案整理规则，积累存储本院归档文件的备考表（注释说明）、分类方法、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍，以及档案利用情况统计和利用效果典型事例、本册丢失和销毁的处理情况。 （三）档案保管： 1.为确保档案的安全 , 建立专用档案库房和使用标准的档案装具 , 库房内应配备温湿度计、防虫药剂和防 ( 灭 ) 火设备 , 随时保持库房整齐、清洁。 2.定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取有效措施加以解决，对破损或变质的档案材料要及时修补和复制 , 确保档案的完整与安全。 3.保持柜内档案的整洁。每月开柜通风除尘一次 ,每半年查看档案一次。发现潮湿 、字迹扩散或纸张破裂等情况 , 及时采取措施 , 进行复制或其它技术处理。 4.根据季节变化 , 随时调节室内温度和湿度 ,避免阳光照射。库房温度一般应保持在 14 ℃ -24 ℃之间。相对湿度在 45%-60% 之间。每天记录室内温度情况。 5.档案库房要坚固，并采取必要的防潮、防电、防火、防盗、防光、防尘、防高温等措施 , 延长档案寿命。档案室内严禁吸烟。 6.保持档案室清洁卫生，定期清扫整理 ,不得存放与档案无关的物品。 （四）档案利用： 1.借阅人经同意到综合档案室借阅档案时 , 必须履行登记手续。外单位查阅档案 , 需带本单位介绍信 , 经同意可以查阅 , 但只限在档案室内查阅。 2.利用档案要办理借阅手续 , 填写《档案借阅登记薄》。 3.借阅人注意保护档案，不得拆卷或在文件上勾画、涂改 （必要时可用铅笔 ) 、如发现上述情况要按《档案法》规定追究责任。 4.复制、摘抄档案，需要经有关领导和档案室同意，凡经允许摘录、复制档案后、必须经档案人员审核和核对。 5.未经允许不得将档案携带出医院。 6.借出档案用毕及时归还 , 避免丢失。归还后立即注销借阅登记。 7.档案的利用方式、是以档案原件提供利用为主。 8.档案员要积极主动地开展档案利用工作 , 配合有关部门编写各种编研材料 ， 不断提高服务质量 , 逐步实现档案管理的现代化。 9.每周二、四上午开放综合档案室，为各单位人员提供档案利用工作。 （五）档案保密： 1.档案工作人员要有高度的保密意识。认真执行《保密法》和《保密守则》。严守秘密 ,确保档案的绝对安全。 2.为做好保密工作 , 明确以下内容为档案保密范围 ,需控制借阅 : 上级带有密级的文件；本院党总支、院办的会议记录 , 涉及人员处理的案卷和其它不宜扩大阅知范围的文件资料。 3.未经院领导批准，不得翻印、抄录档案。查阅档案一般在档案室内查阅，不得随意将档案带出档案室或交给他人保管。 4.严格遵守档案的销毁和审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。 5.工作人员离开档案室时，要关好门窗，并定期检查门锁的牢固情况，发现问题，及时修理，清除隐患，确保防范措施严密有效。 6.兼职档案员、借阅档案的人员，要注意保密，不得随意将档案内容扩大影响范围。 7.