销售发运信息系统培训讲义.ppt

销发系统操作使用培训 江门海螺水泥有限公司—陆秀群 2010年9月 主要内容 销发系统操作 销发系统操作使用风险讲解 特殊情况处理 案例分析 销发系统操作使用-系统功能介绍 销发系统操作使用-发运流程介绍 ① 客户到财务或银行交款； ② 财务销售会计确认资金到帐后，录入到发货系统（统销方式除外），如是新客户则财务人员先建立客户资料再输入资金； 销发系统操作使用-发运流程介绍 ③ 销售开票员根据客户要求以及资金情况开具散装、袋装计划单，客户资金自动扣减，待财务审核生效后打印计划单； ④ 财务人员审核计划单主要信息：客户、单价和品种，生效计划单； 销发系统操作使用-发运流程介绍 ⑤ 袋装制单由装运开票员根据客户的计划单开袋装发货单； ⑥ 客户凭袋装发货单至栈台进行提货； ⑦ 客户凭计划单进行空车过磅，司磅员开具装车通知单让其进行散装水泥装车； 销发系统操作使用-发运流程介绍 ⑧ 司机凭装车通知单进行重车过磅，司磅员打印散装发货单； ⑨ 门卫收取出门证并从销售系统中核对发货记录，确认放行。 系统演练 系统操作风险 风险关注-资金录入与审核 一、资金录入、审核要点关注 资金录入及审核人员均为财务人员，但不为同一财务人员。A会计录入系统的资金，由B会计或财务负责人审核。审核工作日清日结。 风险关注-资金录入与审核 资金录入可分为现金、电汇、银行承兑汇票、转款等多种方式。财务人员在选择录入方式时必须选择正确，以确保资金收取比例的正确统计，及时反映资金收取情 况。录入销发系统的资金要素必须与原始单据一致，必要时要在摘要处明细记载。 风险关注-资金录入与审核 如遇非当日资金凭证（现金缴款单、电汇单、进账单、银行承兑汇票），则要核实以前是否已录过账。如果一日之内有数个不同的人入账，入账人员在录入每一笔资金（刷卡、现金除外）前都必须要检查该资金是否已录入过系统。 风险关注-资金跟踪 二、资金跟踪 销售会计每日要做好资金台账的登记、检查工作。异地现金存款、电汇款一般2-3个工作日可到账，最迟不超过4个天（含周六、日在内）。销售会计每日须要以网银或电话查询资金的到账情况，并及时督促出纳去银行领取回单进行核对。如超四天 风险关注-资金跟踪 仍未到账，须书面通知销售部门关闭该客户所有计划单，停止发货，并打电话至付款行查明未到账原因，如银行问题已退回付款人，即时要求客户（付款人）重新打款。 风险关注-资金跟踪 电汇款不能到账常见两种情况： 1、电汇单汇款要素有误。如：收款人名称、收款人账号、大小写金额不一致等。 2、电汇单填写要素无误，银行操作有误。如：银行办理业务时输错收款人名称、账号等。 风险关注-发票审核 三、发票审核 销售发票由销售部门开具，经财务部门审核盖章后生效。原则上当月所发水泥、熟料必须在当月将发票开具完毕。对当日提货即时结清的零星散户，可在开具计划单时开具销售发票；对连续批量采购客户，销售开票人员必须在门卫确认出厂后开具销售发票。 风险关注-发票审核 注意： 1、对以量定价结算的业务，必须在明确结算价格并在销发系统内进行结算调整后方可开具发票。 2、统销业务发票开具按照海股政[2007]18号文件和销售部下发的其他结算通知规定执行。 风险关注-发票审核 3、发票开具要规范填写各项内容，禁止出现客户名不填或仅填写地名、发票存根联与发票联内容不一致、发票单价与计划单价格不一致等现象（不含统销业务）。 风险关注-发票审核 销售部门在销售发票开具后即时将发票相关信息录入销发系统，在录入时必须认真、仔细，杜绝出错。 风险关注-发票审核 财务部门在接到销售发票后，即时对销售部门录入系统的发票情况进行审核，重点审核客户、品种、数量、价格、发票票号等情况，确保发票信息准确，审核无误后，在发票上加盖发票专用章。 风险关注-发票审核 注意： 1、现金、刷卡、代付款客户不得开具增值税专用发票。 2、非挂牌价的须将价格依据附发票之后，作为审核、结算依据，附会计凭证之后。 风险关注-发票审核 3、如客户提出要求对已经开具的普通发票进行更换，必须要求销售部门提供由客户出具的书面材料，说明合理、合法的换票理由，报公司分管领导审批后方可办理换票。如遇月末最后一日晚开具的发票在次月1日审核出有误，由财务处出具工作联系函 ，要求销售部门冲销错误发票，重新开具正确发票。 风险关注-价格调整 四、价格调整 在销发系统中有两个价格：计划单价、结算单价。一般情况下两个价格是一致的。如遇特殊价格政策需要进行价格调整的话，必须要求销售部门提供有公司领导审批的价格调整申请表，结合相关价格政策及合同