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质量档案管理制度

目录

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25170一、总则 1

20959二、适用范围 1

11783三、档案管理工作机构、职责 1

18128四、档案的组成和建立 2

11171五、档案管理流程 3

2773六、附则 5

一、总则

为加强建筑工程质量监管，提高建筑工程质量，规范建筑工程质量档案管理工作，根据有关法律、法规和规范性文件，结合本单位实际情况，制定本制度。

二、适用范围

包括新建、改建、扩建、维修，适用于本单位承担的所有建筑工程项目。

三、档案管理工作机构、职责

本单位建立建筑工程质量档案管理工作机构，由质量部门牵头组织建立、管理工作。档案管理员负责日常档案管理工作。工作内容如下:

1、建立建筑工程质量档案管理制度，制定档案管理标准、指南和操作流程，确保档案管理工作规范有序。

2、负责建筑工程质量档案的编制、归档、维护等日常管理工作，严格按照标准操作，保证建筑工程质量档案的真实性、完整性、可靠性。

3、负责建筑工程质量档案资料检索、利用和借阅等工作，为建筑工程质量监管提供有力的支撑。

4、负责对建筑工程质量档案进行定期审查、清理和整理工作，及时更新数据信息、剔除无用材料、变更数据资料等。

5、编制建筑工程质量档案维护保养计划和预算，并负责实施。发现问题及时修复，确保建筑工程质量信息的长期保存。

6、对建筑工程质量档案的管理与维护工作进行考核、评估和改进定期组织内部管理评审和档案管理知识培训，提高管理水平和工作效率

四、档案的组成和建立

1、建筑工程质量档案包括建筑工程的计划、设计、施工、验收和使用过程中所涉及的各类文件、资料和记录。

2、建立建筑工程质量档案应当按照建筑工程项目进程的要求，分阶段、有序地建立相应的档案条目。建筑工程质量档案应当按照工程的专业性、工程类型和工程规模分别建设

3、建筑工程质量档案应当包括以下内容:

（1）建筑工程规划许可证书、建筑工程设计文件等与立项有关的证书、批准文件和决策记录。

（2）建设工程项目管理、施工合同及付款、结算、预算等合同确立和履行过程中的各种文件和资料。

（3）与工程实施、方案调整、质量检验、验收等施工过程中有关的图纸设计变更通知、检测报告、验收资料、验收评定会议纪要、质量监督备案回执、质量反馈问题解决记录等工程质量档案。

（4）建筑物及安装、验收、调试、质量检验和应急预案等的运行和使用情况记录。

（5）工程质量监督、验收机构对工程的检测报告、检测申请、检测计划工程质量整改通知书、开工、竣工等验收备案等相关材料。

（6）建筑工程原料、加工、完工的质量证明文件及供应商或合作企业提供的文件材料等。

4、建筑工程质量档案的建立应当贯彻以下原则:

（1）依据标准化的文件格式和条目建立建筑工程的档案，明确功能分类建档标准和编制规则，保证档案的质量和完整性，便于分类管理和检索。

（2）遵循工程项目进程建档的必要性，坚持及时建档和分类备案的原则保证建筑工程质量档案的“三真”原则:真实、完整、可靠。

（3）遵循安全、保密和防止数据泄漏的原则，建立建筑工程质量档案的物理和电子两种备份文件，使其更稳定、安全、便捷。

五、档案管理流程

1、文件材料的归档

（1）所有与建筑工程质量有关的文件及资料应当及时收集、归档并固定编号，以便于后续检索与管理。

（2）建筑工程质量档案的管理人员应当按照规范要求进行档案归档。同时，每项建筑工程应当经过建设单位领导批准，商务类文件需经过法务人员复核确认后方可进行归档。

（3）所有途经档案管理人员手中的文件及资料，其向上级管理部门或他部门转交时，必须交出符合归属单位标准的电子或实物文件。同时，把上级对该文件或资料的处理决策结果，作为该文件或资料的归属单位文件及资料之一进行归类拼装。

2、档案资料的维护保养

档案的维护保养工作应当遵循以下规范:

（1）对建筑工程质量档案的现场存放仓库进行环境保障，避免阳光、潮湿等自然因素造成损害和影响档案保存时间和质量。

（2）对建筑工程质量档案的电子存储设施进行维护保养，定期检查和进行数据清理，防止电脑病毒感染和数据错误。

（3）对建筑工程质量档案的物理存储环境进行随机检查，保护和维护档案实物资料的完整性和完好性，防止火灾、盗窃、水灾等事故的发生。

（4）对建筑工程质量档案应当制定相应的档案维护保养计划和预算，分析每类档案材料的维护成本、标准和时间，进行经济分析和决策。

3、档案的利用与借阅

（1）建筑工程质量档案作为重要的质量控制材料，在建筑工程实施、审查和质量监管等方面，发挥着特殊作用，应当优先为建设、质监、质监站等管理部门进行审查、利用和借阅。

（2）管理人员对建筑工程质量档案进行利用与借阅时，应当登记申请人的姓名、单位