无纸化会议系统建设方案.pdfVIP

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成本,还存在泄密的风险。

使用后:通过自动化会议系统,所有参会者都可以通过自

己的平板或手机查看投影内容,解决了看不清的问题。会议资

料也可以在系统中上传,无需打印和分发,保证了信息安全,

同时也降低了成本和环境负担。

二、系统架构

无纸化会议系统包括以下组成部分:

1)会议服务端:负责会议资料的上传、管理和分发,以及

会议的控制和记录;

2)无纸化无线会议客户端:安装在参会者的平板或手机上,

用于访问会议资料、参与会议互动、进行笔记和标注等;

3)投影系统:将会议内容投影到大屏幕上,方便参会者查

看;

4)音响系统:提供会议声音的放大和传输;

5)会议室设备:包括会议桌椅、移动白板、白板笔等。

三、系统功能

无纸化会议系统具有以下功能:

进行分类、标签、权限等管理;

2)会议资料分发:将会议资料分发给参会者,可以根据权

限控制资料的查看和下载;

3)会议互动:参会者可以通过客户端进行实时互动,包括

发言、提问、投票等;

4)笔记和标注:参会者可以在客户端上进行笔记和标注,

并保存到自己的设备中;

5)同屏显示:将会议内容投影到大屏幕上,并且可以通过

同屏功能让参会者在自己的设备上查看。

四、实施方案

无纸化会议系统的实施方案包括以下步骤:

1)需求分析和方案设计:根据企业需求,进行系统的需求

分析和方案设计,确定系统的功能和架构;

2)系统开发和测试:进行系统的开发和测试,确保系统的

稳定性和安全性;

3)系统部署和培训:将系统部署到企业内部,同时进行相

关人员的培训,确保系统的正常使用;

4)系统维护和升级:定期对系统进行维护和升级,确保系

统的稳定性和安全性。

无纸化会议系统可以解决传统会议存在的问题和痛点,提

高企业会议的效率和质量,降低会议成本和环境负担。企业可

以根据自身需求选择合适的系统方案,实现数字化转型和智能

化办公。

可以创建会议、邀请参会者、控制会议进程、共享会议资

料、结束会议等操作。

2).参会者可以通过个人会议终端加入会议、浏览会议资

料、与其他参会者交流等操作。

3).管理员可以管理会议系统的用户、权限、会议记录等

操作。

4).普通用户可以使用个人会议终端参加会议、浏览会议

资料等操作,但无法创建会议或邀请参会者。

系统流程

1).主持人创建会议并上传会议资料;

2).主持人邀请参会者加入会议;

3).参会者通过个人会议终端加入会议并浏览会议资料;

4).主持人控制会议进程,参会者可以与其他参会者交流;

5).会议结束后,主持人可以结束会议并保存会议记录。

应用场景

进行会议的场景,特别适用于多地分布的企业或机构进行远程

会议。同时,该系统也可以用于在线教育、在线培训等场景。

使用该系统可以提高会议效率、降低会议成本、加强会议管理。

无纸化会议系统建设方案

三、业务流程及系统功能

核心业务流程:

1.创建会议流程

任何注册用户都可以通过会议应用服务器”创建会议,董

事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书

创建。该会议类型是私秘性会议,即只有被邀请的人员才能参

加。

2.主讲人参会流程

议并开始演讲的流程如下:

可上传会议资料;

可签到会议;

可操作同屏会议资料,并进行重点标注;

可全屏显示同屏的资料;

可隐藏标注和取消一步标注;

可参与投票;

可在会中载入和书写笔记。

3.一般参会者参会流程

一般参会者随会议创建时指定,参会者可以登录会议系统

并参会,流程如下:

在会中,手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内

容;

可退出同屏,自己浏览会议资料;

可申请成为主讲人;

可在会中载入和书写笔记。

4.来宾参会流程

来宾可以登录系统,看到属于该来宾的当前会议,但只具

有观看权限,不能申请主讲等。

系统功能:

1.会议管理端功能

登录系统:输入系统

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