第3章-秘书的日常事务工作(第4版).pptVIP

第一节 办公环境的管理 三、办公环境创造的方法 （四）注意满足各感官需求 1.满足视觉需求的环境创造方法 合适的光线 色彩的搭配，是以颜色的效果造成舒服和愉快的气氛为原则 2.满足听觉需求的环境创造方法 听觉是仅次于视觉的重要感觉。噪音会导致员工心情烦躁，不能镇定，思维模糊，注意力不能集中等问题。 办公区域做好隔音处理 茶水间或休息室播放轻缓悦耳的自然气息背景音乐 午休期间提供瑜伽冥想的减压音乐，可缓解身心的疲惫，为下午的继续工作提供能量。 第三章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 三、办公环境创造的方法 （四）注意满足各感官需求 　3.满足嗅觉需求的环境创造方法 如果感到头昏脑涨，就要考虑到室内通风的问题。 办公室一般都装有空调系统，在使用时要注意由送风口吹出的冷（热）气，不要直接吹向人体，需要在室内放置温度计以及湿度调节器，以保证合适的温湿度。 相比人工通风系统，自然通风的新鲜空气让人更舒服，工作效率也高。自然通风方式可以提升通风换气的效果，因此，条件允许，办公室应该有一定的时间打开窗户，换取自然新鲜的空气。 办公室还可以通过绿色植物、水体等自然要素来补充生态平衡，起到净化空气，调节温湿度和增加负氧离子等的环保功能。 第三章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 三、办公环境创造的方法 （五）办公环境的美化 环境心理学家Jonge指出森林、海滩、树丛都是人们喜爱的逗留区域，能增加审美情趣，消除工作疲劳。办公室窗外提供阳光、绿化景观、水池喷泉等自然元素，创造健康的生态环境与美妙的视觉效果。办公室内加入自然通风和绿化植物等自然元素，让自然渗入到办公室内。办公人员身在办公室中却能够享受到大自然的恩赐。值得注意的是，选择植物首要考虑是否对人有益，观赏性倒是其次。一些容易使人产生过敏的或者含有毒素的植物再漂亮也不宜选用。 通过绿植和花卉装点办公室是企事业单位最常用的办公环境的美化方法。绿植和花卉不仅能点缀美化环境，而且还可以释放出氧气，进而调节室内的空气。因此，美化办公室既有助于员工身心的健康、愉悦，还有助于提高员工的工作效率。 第三章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 四、办公室环境的整理 1．领导办公室和接待室环境的整理 办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面： 桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； 时钟是否拔准，并保持走动； 日历上的日子是否准确； 办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； 盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； 花卉是否定期浇水并保持新鲜； 报纸、杂志是否最新的一期； 书架是否归置妥当； 摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 第三章 秘书的日常事务工作 图3-1　某公司接待室平面图 图3-2　某公司总经理办公室与秘书办公室平面图 第一节 办公环境的管理 四、办公室环境的整理 2．秘书整理办公室的注意事项 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。 第三章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 五、办公环境的安全管理 （一）识别办公室安全隐患 办公室常见的有碍健康和安全的隐患 　（内容略，见教材第63-64页） （二）正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。 第三章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 第三章 秘书的日常事务工作 防患于未然 宏达公司研发部秘书顾莹每周都对研发部办公室及其所有设备进行一次安全检查，把事故苗头遏制住，对发现的隐患立即采取补救措施或报告上司，并做好记录工作。一个月内，顾莹秘书发现并当场指出或处理的隐患是： （1）11月4日，请有关人员将交叉拖拽在办公桌之间的电话线、电脑线整理并埋在地毯下，防止绊人。 （2）11月11日，发现本楼层“安全出口”的标识掉落，她立即重新安好。 （3）11月18日，发现新来的小李在复印资料时出现机器卡纸，小李便用手去拽卡住