文件编号管理制度.docx

文件编号管理制度 文件编号管理制度 1. 目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2. 适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3. 总则 3.1 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用质量体系文件。 3.2 由行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3.3 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4.文件类别 4.1文件 1.管理制度 2.合同（招投标）协议 3.外来文件 4.2 记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称： 简称： 5.1.2部门代号 XZ--行政部CW--财务部 KF—客服部 XS—销售部 HX—化学部 WL—物理部 DGB—东莞办事处 XTB—新塘办事处 HJ—环境事业部 5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“1601”代表该文件是2016年1月制定的。 5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编写，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为0.1,0.2,0.3，...，0.10.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0.版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2，...，1.10.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2等。 5.2文件编码结构 5.3文件分类编码规则 公司规章制度—ZD 公司合同—HT 通知文件—TZ 重要文件—ZY 其他文件—QT 外来文件—AA 5.3.1规章制度和管理文件 格式：XXX-XZ-ZD-vdd 格式说明：公司名称-部门缩写-制度缩写-版本号 5.3.2合同（招投标）协议 格式:XXX-XZ-HT-P-yyxx-nnn 格式说明：公司名称-部门缩写-合同类型-年月-流水号 HT:合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T- 技术开发合同；O-其他合同） 5.3.3外来文件 格式：XXX-AA-yyyy-nnn 格式说明：公司名称-外来公司名称-年份-流水号 5.3.4会议记录 格式：XXX-XZ-HY-yyyy-nnn 格式说明：公司名称-部门缩写-会议缩写-年份-流水号 5.3.5工作总结或者工作计划 格式:XXX-XZ-ZJ/JH-yyyy-nnn