办公室管理(历届试题).doc

一、简答题 1、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式：（1）议决性会议纪要；（2）周知性会议纪要。 2、简要说明提高会议效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。 3.文员进言是指什么？进言具有什么作用？应该注意什么？ 答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 作用：参谋作用；补缺作用；增进关系的作用。 注意：适事；适时；适地；适度。 4.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的名称、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 5.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 （1）电话挡驾。上司不愿接听的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见上司，或先作请示。 （3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。 6.文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 答：合适的—（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题； （2）一般人喜闻乐见的话题； （3）显示地方或民族色彩的话题； （4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会； （5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的—（1）应当忌讳的话题。 （2）令人不快的话题。 （3）过于敏感的话题。 （4）自己不甚熟悉的话题。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。 7.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：包括电子提示系统和人工提示系统。电子提示：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。 8.文员根据单位需要向内或向外发文，需要经过哪一系列过程？ 答：1拟稿。2核稿。3签发。4编号。5缮印。6校对。7用印。8登记9分发。 二、设计题 1、拟制定近三年或中长期工作发展规划的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考，有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以7、8人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不比严格规定，可长可短；（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边聊，可使气氛轻松。 2.外资公司总经理来访，恰逢生日，上司要求小陈购买礼物，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：（1）清楚总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装重新包装一下；（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给对方总经理。 3.上海企业来访商议合作事项，由公室小李接待，他应做好哪些工作？ 答：1接受任务2、了解来宾3、制订计划4预订食宿5、迎接来宾6、商议日程6按排会谈8、陪同参观 9、送别客人10、接待小节 4.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：1整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。2回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。3如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。4尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。把在出差时结识的有关人士、单位等情况做 好记录，以便将来有用。5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 5.总经理要到A公司洽谈业务，文员应