公共事务部工作手册.doc

1. 目的： 公共事务部工作手册是明确集团办公室公共事务部的工作流程，规范来访接待、媒介采访、会务安排、组织专项公关活动等方面的实施和管理。 2. 范围： 2.1. 本手册适用于集团办公室公共事务部使用； 2.2. 集团各分公司可以参考本手册执行。 3. 职责： 3.1. 集团办公室负责公共事务部的策划、管理和监督； 3.2. 集团各职能部门负责配合集团总办开展公共事务部工作。 4. 方法和过程的控制： 4.1. 安排接待来访： 4.1.1. 咨询情况: 了解来访单位来访的主要领导、目的、时间、人数及拜访的部门和交流的内容(要求详细)，同时了解在交流过程中是否需要万科准备介绍资料、安排接送、预定房间等事务。并请来访单位提供文字资料。 4.1.2. 初步判断: 对于来访，公共事务部原则上必须在不影响集团的正常运作的情况下积极安排。 4.1.3. 安排建议: 需要对接待中的人员、地点、时间、内容、程序等安排提出建议及注意事项。以方便领导及接待人员对接待做出准确的判断。 4.1.4. 通知联系单位: 在回复来访单位中，要以正式的函件发送到来访单位，将接待的时间、地点、接待人员、接待程序及联系人员知会来访单位，同时也为与来访单位最终确定。 4.1.5. 知会相关人员: 根据接待的安排情况，应知会相应部门配合接待。以下情况要注意： 4.1.5.1. 如果接待涉及多部门及其他分公司，需要将每个环节的联系人及联系方法注明; 4.1.5.2. 如果接待安排集团副总以上领导接待，必须安排部门经理或分公司总经理、副总经理陪同; 4.1.5.3. 如果接待的工作对公司的形象及声誉比较重要，应知会周刊及时采访报道。 4.1.6. 安排接待: 接待过程中，原则上按照计划进行，但可根据来访者的需求和在接待过程的实际情况适当做出变动。同时以下细节需要注意： 4.1.6.1. 接待前，要先了解清楚来访人员的主要领导，方便互相领导间的介绍； 4.1.6.2. 接待中每15分钟安排保洁员为来访者添加饮料； 4.1.6.3. 除准备来访单位所需资料外，还应准备部分万科周刊及其他公司宣传性质的资料； 4.1.6.4. 接待中需要注意来访单位领导适当的休息时间； 4.1.6.5. 接待中也应注意司机的安排，以便及时的调动车辆； 4.1.6.6. 如果接待涉及到其他部门及分公司，需要与各各环节的联系人及时沟通。 4.1.7. 统计归档: 接待后，对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流的情况进行记录。 4.1.8. 接待安排流程： 4.2. 安排新闻媒介采访： 4.2.1. 咨询采访情况： 解媒介采访的时间、地点、单位、栏目、记者、方式、目的、提纲和预计报导的情况等。同时与记者沟通采访的重点、方法和需要准备的相关资料，并达成初步的共识。 4.2.2. 初步判断： 在不影响被采访部门或分公司的正常工作情况下，必须安排。 4.2.3. 采访内容建议： 采访主要是以媒介记者要求为主，但对于采访内容的重点需要根据集团近期的实际情况，提出意见，能够在报导中达到集团的宣传目的。 4.2.4. 通知采访单位： 采访接受后，公共事务部需要及时知会记者，同时根据记者提供的采访，提供相关资料及集团希望报道建议发送与采访记者供参考。 4.2.5. 知会相关人员： 在确定安排后，必须知会周刊安排人员陪同，这对采访的情况有一个初步的了解，如发现不妥当之处能够及时汇报。 4.2.6. 统计归档： 安排采访后，对采访的情况进行记录。包括：采访单位、栏目、记者、题材、时间等。 4.3. 协助安排集团领导参加论坛： 4.3.1. 咨询情况： 初步了解论坛的名称、时间、地点、主办单位、协办单位、主要论题、邀请集团领导演讲的范围及其其他事务。初步判断后，索取有关资料。 4.3.2. 初步判断： 对于以下情况公共事务部不安排： 4.3.2.1. 论坛牵涉到费用； 4.3.2.2. 论坛对集团或业务部门发展无直接宣传作用。 4.3.3. 参与建议： 根据公共事务部安排论坛的原则，及其有关论坛的安排提出建议，协助领导判断。 4.3.4. 通知联系单位： 必须以文字形式确定，并对需要会务组协助安排有关事宜注明。 4.3.5. 知会相关部门： 4.3.5.1. 知会当地分公司有关集团领导参加论坛的基本情况，请当地分公司根据当地的情况，收集资料、安排接送、安排住宿、陪同参加等 4.3.5.2. 安排人员制作演讲稿。 4.3.6. 采访安排流程： 4.4. 集团董事会会务安排： 4.4.1. 会议时间： 会议的时间由股证事务部确定。 4.4.2. 会议地点： 会议的地点一般安排在集团总部大会议室，但股东大会后举行的董事会则需要安排就近的会议室。 4.4.3. 参会人员： 集团董事会及监事会成员。 4.