大厦接待管理办法.docx

- PAGE 2 - 接待管理办法 修订记录 日 期 修订内容 修订人 审核人 批准 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，不断加强公司竞争力，本着“规范化、标准化、统一管理、对口接待、厉行节约、细致周到”的原则，形成标准化接待工作流程，特制定本办法。 二、适用范围 公司及所属企业上级单位检查工作、相关单位交流考察，以及建立在谈判或合作基础上的来访交流等对外接待活动均适用本办法。 三、术语与定义 公司：XX大厦运营管理有限公司； 所属企业（项目）：XX大厦运营管理有限公司所属企业。 公司各（相关）部室：XX大厦运营管理有限公司、XX大厦运营管理有限公司妇儿大厦分公司各相关部室。 四、职责 （一）公司综合部 统筹公司接待管理工作，负责拟定公司接待管理工作相关标准和流程，原则上主责一级接待工作，负责接待的后勤保障服务工作。 （二）公司各部室、所属企业（项目） 负责业务对口的政府、集团相关职能部门和相关业务，以及其他业务相关单位的接待安排工作；根据部门职责按照接待方案分工要求协助做好相关接待工作。 五、接待级别分类 （一）以XX方为接待主体 1.一级一类 一级一类上报上级公司，公司董事长/总经理/经营班子其中一人接待。（1）国部级领导、省委省政府、市委市政府、市妇联转发、区委区政府、市国资委领导、市政府相关职能部门、市属国企领导班子带队来访； （2）XX系统内所属二级企业领导班子、正在经营的异地项目或近期意向拓展及投资项目所在地辖区党政主要领导带队来访； 2.一级二类 上报上级公司，由公司总经理/经营班子其中一人接待（按序选择）。 （1）市妇联各部门、区委区政府相关职能部门、市国资委相关职能部门主要领导，XX集团部门负责人及以上领导，集团二级企业主要负责人带队来访； （2）重要市场合作伙伴/央国企、民企的主要负责人带队来访；其他与上述相同级别来访。 3.二类 经营班子其中一人/由业务对口部门负责人接待（按序选择） （1）区委区政府相关职能部门、市国资委相关职能部门副职、XX集团部门、二级企业副职带队来访； （2）重要市场合作伙伴/央国企、民企的副职带队来访其他与上述级别相同来访。 4.三类 业务对口部门负责人/业务骨干负责接待 其他根据经营工作需要，正处于联络接洽过程中的前期来访 （二）以市妇联为接待主体 1.市妇联一级 公司董事长/总经理/经营班子其中一人接待 2.市妇联二级 经营班子其中一人/业务部门负责人接待 3.市妇联三级 由业务对口部门负责人/业务骨干接待 六、接待工作处理流程 （一）接待申请 综合部负责接收来访函或接待需求，由来访单位或公司业务对口部室、所属企业（项目）至少提前三个工作日（大型会务类接待需提前两周）填写接待申请表（详见附件1），并经部门负责人及分管领导审批，根据工作职责由综合部或公司业务对口部室、所属企业（项目）根据申请需求拟定接待安排方案。儿童探索馆入馆参观时间： 周一：9：30——18：00（全天） 周二——周五：9：30——10：00 营业时间及周末、节假日原则上不设入馆参观，如确需入场参观，原则上进馆参观人数不超过4人 （二）拟定接待安排方案 一级接待原则由综合部负责拟定接待安排方案（如是商务业务相关接待可由对口部室或所属企业负责）；二级、三级接待由业务对口部室或所属企业负责拟定接待安排方案。接待安排方案应至少包括以下信息，即:时间、地点、参会领导及部门、来访人员名单、议程、主持、车辆安排、餐饮住宿等。如有现场考察和参观需求，需同步拟定现场考察或参观方案，方案应至少包括:参观时间、参观地点、参观线路及责任部门和责任人。（接待安排方案模板详见附件2） （三）接待方案制定与报备 接待安排方案统一由综合部牵头制定，并按照附件一、二的分级分类原则，通知对应主接待人参加，并报备分管领导、公司总经理、董事长确认。 （四）接待方案执行及统计 提前3天制定好接待方案，并通知相关主接待人员，提前1天提醒主接待人员，提前10分钟到场接待，过程如有变动，请及时通知执行人员，接待结束当天及时做好接待台账登记。 （五）接待费用报销 根据工作职责由公司业务对口接待相关部室、所属企业（项目）负责费用预算及报销。费用标准按照公司《业务招待费管理细则》执行。 （六）接待复盘 由综合部牵头、定期对接待工作进行总结复盘，提出改进、优化措施，并通知讲解员、各对口部门进行完善。 七、其他 1.讲解团队由综合部统一招聘、管理、考评，公共服务部客服组协助讲解，各部室、所属企业协助接待。 2.参与接待人员应着正装，面容清洁、衣着得体、举止礼貌、稳重端庄。 3.参与接待人员应按照接待安排方案的要求，提前10分钟到达接待场地。 4.负责接待部室、所属企业需按照接待工作需要做好领导发言稿、主持词、新闻稿件等文件的撰写工作。 5.