档案外包服务工作管理制度.docVIP

档案外包服务工作管理制度 档案外包服务工作管理制度 一、制度概述 为规范档案外包服务工作，提高档案外包服务质量，根据公司实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司委托外包服务单位承接档案外包服务所涉及的工作。 三、工作责任 1.公司负责人承担全面领导责任，统筹规划和决策档案外包服务工作。 2.档案管理部门负责档案管理工作的指导、监督与检查。 3.委托外包服务单位负责档案外包服务工作的具体实施。 四、档案外包服务步骤 1.选择外包服务单位 公司依据相关法律法规和政策，选择有资质且有信誉的档案外包服务单位。 2.签订委托合同 签订委托合同时，明确服务内容、服务期限、服务方式、服务要求和服务费用等事项，并合法合规地签订一份书面合同。 3.档案归档 档案管理部门按照管理要求，将涉及外包的档案进行分类、归档、封存，并制定相应的档案移交清单。 4.委托服务实施 外包服务单位按照合同要求，对档案进行加工、整理、加工等服务，并及时提交档案管理部门验收。 5.档案移交 外包服务结束后，外包单位应将整理好的档案移交至档案管理部门统一管理。 五、档案外包服务的管理要求 1.外包服务单位应当依照国家和行业相关标准进行档案整理、再加工等服务，并按照标准及时提交验收。 2.外包服务单位应当在现场进行作业，并保证档案安全性、完整性、准确性。 3.外包服务期间，外包服务单位应当按照合同要求上报相关服务数据及工作进展情况，方便公司及时跟进和评估服务质量。 4.档案管理部门应当定期对档案外包服务情况进行检查和评估，对服务单位的工作实行监督和管理。 五、档案外包服务的安全管理 1.外包服务单位应当依照国家法律法规和公司安全管理的相关要求，制定并执行档案安全管理制度。 2.外包服务单位应当采取必要措施，在档案整理、归档过程中确保档案的完整性和安全性。 3.外包服务单位应当严格掌控内部人员的使用权限，切勿擅自使用、拷贝或泄露涉及公司商业秘密的档案信息。 4.档案管理部门应当对外包服务单位的安全管理情况进行监督和检查，并及时与外包服务单位沟通、协调有关档案的安全保护工作。 六、档案外包服务的质量控制 1.外包服务单位应当依照相关管理制度和规定进行档案加工和整理的质量检查和控制。 2.档案管理部门应当对外包服务单位进行质量监督和管理，及时发现、纠正和处理服务过程中的质量问题。 3.外包服务单位应当及时对档案管理部门提出的问题进行处理和完善，确保档案外包服务的质量水平和客户满意度。 七、附则 1.本制度未涉及的事项，应根据实际情况制定详细的管理制度和操作规程。 2.本制度解释权归公司档案管理部门所有。 3.本制度自发布之日起执行，如有需要，可进行适当调整和修改。