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物业公司档案管理规章制度
目录:
1、物业公司档案管理规章制度
2、物业管理规章制度
目的
加强档案管理工作,保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
职责
主管行政公司领导负责外单位(个人)查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。
档案员职责
1)?? 档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放;
2)?? 档案资料的交接;
3)?? 办理档案的借阅、登记、统计;
4)?? 执行相关保密制度;
5)?? 档案室设备、设施的管理等。
工作步骤
档案资料的确定
凡属下列几类资料均属归档资料:
1)?? 本公司基本情况资料,包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料;
2)?? 公司行文,包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等;
3)?? 各部门资料,包括业务、行政管理等材料;
4)?? 外来资料,包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等;
5)?? 图书等参考资料,包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等;
6)?? 其它。
档案编号
档案分划
为便于系统化管理,根据档案的内容和形式特征,将公司档案划分为八大类(为一级分类),每一大类下再划分出若干子类(为二、三、四级分类)。具体分划详见《档案分划编号表》
档案编号
为方便查阅档案资料,根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下:
1)分类图示:
???? ┌─┬─┬─┬─┐
???? │X│X│X│X│
???? └┬┴┬┴┬┴┬┘
?????? │?│?│?└───── 第四级类,类数0~99
?????? │?│?│
?????? │?│?└─────── 第三级类,类数0~999
?????? │?│
?????? │?└───────── 第二级类,类数0~9
?????? │
?????? └─────────── 第一级类,类数0~99
每一编号的具体意义。
2)案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序,始。
档案地址确定
档案存放位置利用分类编号来确定。
确定档案一级类存放区:根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。
每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地,以保证新增档案的存放。
归档管理
归档前资料管理
1)?? 分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。
2)?? 各部门必须设置资料固定存放处,并将资料分类放入不同的卷宗内。
3)?? 各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。
归档时间
各类档案资料视其类别、性质等不同,分别按如下原则确定归档时间。
1)?? 公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档;
2)?? 法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档;
3)?? 用户资料在用户办理完各项手续后即行归档;
4)?? 各项工程资料在验收后一个星期内归档;
5)?? 各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档;
6)?? 图书资料购买后即归档,期刊、杂志半年归档一次。
7)?? 其它资料按公司领导确定的时间归档。
归档要求
1)?? 归档资料必须完整,如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全;
2)?? 归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件,原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水,不得使用铅笔、圆珠笔,纯兰墨水;
3)?? 归档资料必须准确记录各项活动,凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等,必须做到“图物相符,数字准确”,设计的修改也须在图纸上反映出来。
档案资料移交
1)?? 资料归档前各部门须按类整理好,并填写《档案资料移交清单》。
2)?? 移交时,档案员须仔细核对移交的资料,核对无误后,交接人在移交清单上签字。
3)?? 移交清单一式两份,交接人各留存一份。
资料编号归档
档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。
档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。
编号后的档案,按4.3“档案地址确定”的规定上架排列存放。
档案管理
档案室由行政管理部负责管理,行政管理部指定档案员负责具体管理工作。
档案员岗位职责
1)?? 档案员必须熟练掌握档案业务知识,了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。
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