食品公司档案记录管理规范（实用版）.docx

档案记录管理规范 各部门在确定需使用的记录样式时，应尽可能使用现有已固化的记录样式，尽可能保证记录清晰全面。 各种记录应按内容分类，由专人负责填写。记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写。 记录不得随意涂改，确需更改时，应采用划改的方式，划改处应签上更改人的姓名及更改日期。填写人对记录的数据、文字负责，在记录上应签署姓名、注明日期。 各部门建立本部门的记录清单，收集本部门产生的记录，并按名称、产生时间等进行分类标识整理。 部门之间根据需要移交记录，对重要记录的移交应填写记录交接清单。 各部门对需保存的记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失。 各部门根据工作需要，确定本部门记录的保管期限，并在“记录清单”中明确。但最低保管期限不应低于1年。 公司内部人员因工作需要，经有关部门负责人同意，可以查阅该部门的记录，合同有规定时，顾客或其代表可以在商定期内查阅与合同有关的记录。 在第一方、第二方、第三方审核时，相关部门应在审核计划确定的范围内，向审核人员提供需查阅的记录。 各部门保存的纸质记录及电子媒体记录中的录音、录像、光盘、数码照片的保存到期后，可以进行销毁，各部门填写记录销毁清单，报部门领导批准后销毁。