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电子文件的概念 电子文件的要素 电子文件的种类 电子文件的生命周期 电子文件的特点 电子文件的法律证据效力;一、电子文件的概念 电子文件（ electronic records ）是国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录 电子文件的两个基本特征： 电子文件是文件的一种类型，文件是电子文件的概念基础。 电子文件是由电子计算机、数码相机、数字传感器等数字设备生成处理和存储的，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（digital records）;一、电子文件的概念 认识和判断电子文件应注意以下三个要点： 电子文件是电子化业务及活动的产物 电子文件是内容稳定的信息凭证 电子文件的信息表现方式是多样化的;一、电子文件的概念 在我国文件、档案管理领域，对于文件有两种理解：一种是狭义的理解，也称为“小文件观”，即“ 文件”特指处于业务活动过程中的记录，归档之后的文件则被称为“档案” 另一种是广义的理解，也称为“大文件观”，涵盖文件从生成到最终永久保存或销毁的全过程，其中具有保存价值的文件被称为“ 档案”，在这种观点中，文件包含档案;二、电子文件的作用 关于文件的作用和效力，国家标准《 信息与文献文件管理第１部分：通则中归纳了13个方面： 以有序、高效、负责的方式开展业务活动； 以一致和公平的方式提供服务； 支持并记录政策的形成和管理决策的过程； 保证宏观管理和微观管理的一致性、连贯性和效率； 方便业务活动在整个机构内的有效开展； 在受灾的情况下，提供持续运作的可能； 满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的要求；;二、电子文件的作用 为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供保护和支持； 保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来相关利益方的权利； 支持并记录当前与未来的研究活动、进展情况、取得的成绩以及历史研究活动； 提供事务活动、个人活动和文化活动的证据； 建立事务标识、个人标识和文化标识； 建立机构记忆、个人记忆或集体记忆 ;二、电子文件的作用 在数字环境中，电子文件的作用会有所强化并以新的方式实现，主要表现在几下几方面： 广泛应用于信息传递和社会交往 广泛应用于信息传递和社会交往 维护??会组织和个人的合法权益 延续历史，传承文明;案例 “911事件”引发数据灾备关注 2001年9月11日，美国纽约世界贸易中心双塔楼在“911”事件中倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。这个事件引发了全世界对于系统和数据灾备的关注。;案例 东德大量电子文件无法读取 民主德国产生的包括行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于介质老化、软件不详等诸多原因不能读取，经全力抢救也无法挽回，造成了民主德国历史的一段空白。 ;文件三要素:内容（content）、背景（ context ）和结构（structure） 内容指文件中所包含的表达作者意图的信息 内容指文件中所包含的表达作者意图的信息 结构是指电子文件的内容组织和存储方式，包括物理结构和逻辑结构;一、按电子文件的信息存在形式划分 文本文件（text） 数据文件（data） 图形文件（graphic） 图像文件（image） 影像文件（video） 声音文件（audio） 程序文件（program） 多媒体文件（multimedia） 超文本文件（htpertext）;二、按电子文件的生成方式划分 按生成方式，电子文件可以分为原生电子文件和数字化电子文件 原生电子文件: 在计算机系统中直接生成的数字信息文件，如在办公自动化（OA）系统中起草、发布、流转的发文、电子邮件、计算机辅助设计文件等 数字化电子文件: 将模拟信息的源文件（ 如纸质文件、模拟录音文件、缩 微胶片等）经由数字设备转换而成的数字信息文件;案例 我国档案数字化进展 截至2014年，全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7亿卷档案已数字化4500多万卷，数字化率为17％ ，以件为保管单位的2.5亿件档案已数字化5000万件，数字化率为20％ 。 截至2014年，青岛市档案馆已经将馆藏3100万页档案全文、95万张照片23万分钟的音视频档案以及1500万条目录信息转换成数字图像，形成了丰富的数字档案信息资源，其中开放档案提供在线利用。 ;三、按电子文件的生成系统划分 按生成系统，电子文件常见种类有电子公